Como preencher um formulário I-9 (passo a passo)

Ao contratar um novo funcionário, você deve verificar se a pessoa é legalmente elegível para trabalhar nos Estados Unidos. Depois de fazer uma oferta de emprego (mas não antes), o novo funcionário deve demonstrar elegibilidade para trabalhar nos EUA, preenchendo o Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade no Emprego.

Como empregador, é sua responsabilidade verificar que este formulário dos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA é preenchido pelo funcionário e por você. Guarde o formulário com seus outros registros de emprego - não o envie ao governo.

(Para saber mais sobre as responsabilidades dos empregadores na contratação, consulte "8 coisas que os empregadores não podem pedir".)

Preenchendo um formulário I-9

O formulário I-9 foi desenvolvido para obter informações de novos funcionários que demonstram sua elegibilidade para trabalhar legalmente nos EUA. Nenhum trabalhador está isento de ter que preencher o formulário.

O formulário I-9 é composto de três partes:

1. Parte I: Para o funcionário, estabelecendo identidade

Esta parte do formulário é preenchida pelo funcionário. Inclui informações como o nome completo do funcionário, endereço, data de nascimento, número do Seguro Social (se aplicável), endereço de email e número de telefone (o endereço de email e o número de telefone são opcionais).

Esta parte também é usada para atestar - sob pena de perjúrio - que a pessoa é legalmente elegível para trabalhar nos Estados Unidos porque é:

• Um cidadão
• Um cidadão não residente dos Estados Unidos
• Um residente permanente legal
• Um estrangeiro autorizado a trabalhar nos EUA. O funcionário deve inserir a data de validade dessa autorização, se aplicável.

Um funcionário estrangeiro e autorizado a trabalhar deve inserir o número de registro de estrangeiro (um “número A”, que é um número exclusivo de 7, 8 ou 9 dígitos atribuído a um estrangeiro) ou o número de admissão do formulário I-94 .

O funcionário deve assinar o formulário e datá-lo. Declarações falsas podem resultar em multas e / ou prisão.

Alguns funcionários podem precisar de assistência para preencher sua parte do formulário. Se o funcionário for menor ou deficiente (ou precisar de tradução), a pessoa que auxiliar no preenchimento do formulário (preparador e / ou tradutor) também deverá inserir seu nome e endereço, além de assinar o formulário (também sob pena de multa). de perjúrio).

2. Parte II: Para o Empregador, Revendo os Documentos do Empregado

Esta parte do formulário é preenchida pelo empregador. Ele descreve os documentos que o empregador analisou para verificar a elegibilidade do emprego. O empregador deve tomar essa ação dentro de três dias após o primeiro dia de trabalho. O empregador pode - mas não é obrigado a - criar uma cópia do (s) documento (s) apresentado (s).

Existem três listas de documentos que podem ser usados. O tipo de documento usado determina a parte da Parte II que o empregador deve preencher.

Lista A: Os documentos nesta lista estabelecem a identidade do funcionário e a autorização de emprego. Um funcionário precisa apresentar apenas um dos seguintes formulários para atender aos requisitos do documento:

• Passaporte americano (ou código de passaporte americano)
• Cartão de residente permanente (“cartão verde”) ou cartão de recibo de registro de estrangeiro (tecnicamente, o cartão verde é o Formulário I-551)
• Passaporte estrangeiro com carimbo I-551 temporário
• Documento de autorização de emprego que contém uma fotografia (Formulário I-766)
• Para um estrangeiro não imigrante autorizado a trabalhar: um passaporte estrangeiro e o Formulário I-94 (ou 94A) e um endosso do status de não imigrante do estrangeiro, desde que ele não tenha expirado
• Passaporte dos Estados Federados da Micronésia, República das Ilhas Marshall

Lista B: Os documentos nesta lista mostram a identidade do funcionário. Se um funcionário não possui um documento da Lista A, ele ou ela deve produzir um documento da Lista B, mais um documento da lista C (abaixo).

• Carteira de motorista ou bilhete de identidade emitido por um estado (desde que contenha um documento com foto e outras informações pessoais)
• Identificação da escola com uma fotografia
• Cartão de eleitor
• Cartão militar dos EUA ou rascunho de registro
• Bilhete de identidade do dependente militar
• Cartão da Marinha Mercante da Guarda Costeira dos EUA
• Documento tribal do nativo americano
• Carteira de motorista emitida por uma autoridade do governo canadense

Para menores de 18 anos que não podem apresentar um dos documentos da Lista B, documentos alternativos aceitáveis ​​para provar a identidade do funcionário incluem um histórico escolar ou boletim; registro de cliente, médico ou hospital; ou um registro de creche ou creche.

Lista C: Este documento estabelece a autorização do funcionário para trabalhar nos Estados Unidos. Novamente, se o funcionário não puder produzir um documento da Lista A, ele deverá produzir um da Lista B e um da Lista C.

• Cartão de número da conta do Seguro Social (a menos que o cartão indique: não é válido para emprego, válido apenas para trabalho com autorização INS ou válido para trabalho somente com autorização DHS)
• Certificação de nascimento no exterior emitida pelo Departamento de Estado (Formulário FS-545)
• Certificação do relatório de nascimento emitido pelo Departamento de Estado (Formulário DS-1350)
• Cópia original ou certificada de uma certidão de nascimento emitida por um estado, município, autoridade municipal ou território dos EUA que possui um selo oficial
• Documento tribal do nativo americano
• Bilhete de identidade de cidadão dos EUA (Formulário I-197)
• Cartão de identificação para uso de cidadão residente nos Estados Unidos (Formulário I-179)
• Documento de autorização de emprego emitido pelo Departamento de Segurança Interna

Como no caso do funcionário, os empregadores devem atestar, sob pena de perjúrio, que revisaram os documentos necessários, acreditam que são genuínos e acreditam que o funcionário está autorizado a trabalhar nos EUA. Além de assinar o Na seção de certificação, o empregador deve anotar o primeiro dia de trabalho do funcionário, bem como outras informações do empregador (o nome da empresa, o título da pessoa que assina o formulário e o endereço da empresa).

3. Parte III: Para o Empregador, Ao Contratar

Essa parte do formulário também é preenchida apenas pelo empregador, mas é usada apenas no caso de nova verificação ao recontratar um funcionário. Se um funcionário for recontratado dentro de três anos a partir da data do I-9 original, o empregador poderá optar por concluir esta seção ou um novo I-9.

Se for necessário concluir esta parte, o empregador apenas lista o nome do funcionário (ou o novo nome, caso o funcionário tenha mudado de nome) e a data da contratação. Se a autorização anterior de emprego expirou, mas agora foi prorrogada, insira informações sobre o documento que a estabelece (título do documento, número e data de validade da nova autorização de emprego).

Como no caso das outras partes, o funcionário deve assinar, sob pena de perjúrio, que acredita que o documento apresentado é genuíno e que o funcionário está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.

A linha inferior

Os empregadores devem reter I-9s pelo período de três anos a partir da data da contratação ou um ano após a data em que o emprego termina. Periodicamente, o governo federal pode examinar seus registros de emprego. Se você não produzir I-9s, poderá estar sujeito a sanções civis e / ou criminais. Encontre mais informações sobre o I-9 no “Manual para empregadores: instruções para preencher o formulário I-9”. Para outras dúvidas sobre o I-9, você também pode consultar um advogado de direito do trabalho.

(Os empresários também podem estar interessados ​​em "Preenchendo formulários 1099" e "Preenchendo o formulário 4562, passo a passo".)