Como registrar a milhagem para impostos em 8 etapas fáceis

É permitido a uma pessoa obrigada a dirigir para o trabalho deduzir a milhagem em sua declaração de imposto de renda federal após cumprir determinados critérios. Além disso, os indivíduos que capitalizam essa oportunidade devem documentar as viagens e estar preparados para apresentar evidências de apoio sobre como a dedução é calculada. Se essas obrigações forem cumpridas, o contribuinte desfruta do benefício de ter seu imposto de renda reduzido.

1. Qualifique-se para dedução de milhas

Antes de registrar as informações para uma dedução de milhagem em potencial, certos critérios devem ser atendidos para obter o benefício. Um contribuinte pode levar a dedução de quilometragem para viajar do escritório para um local de trabalho, do escritório para um segundo local de negócios ou para dirigir-se a recados relacionados a negócios. Além disso, um contribuinte pode incluir viagens feitas em reuniões com clientes, indo ao aeroporto, visitando clientes a negócios ou procurando um novo emprego no mesmo setor.

2. Determinar o método de cálculo

Um contribuinte pode escolher entre duas alternativas de contabilização do valor da dedução de milhagem. Os dois métodos variam, pois não é necessário manter um registro de milhagem. Se um contribuinte optar por deduzir a dedução de milhagem padrão, ele precisará apenas manter um registro da milhagem qualificada direcionada. Se ela optar por deduzir as despesas reais do veículo para o ano, ela deverá reter todos os recibos e a documentação relevante relacionada às cobranças feitas pelo veículo.

3. Odômetro de Registro no Início do Ano Fiscal

O Internal Revenue Service (IRS) exige que um contribuinte registre o odômetro dos veículos comerciais no início do ano fiscal. Essas informações estão documentadas no formulário 2106. Se o veículo for comprado durante o ano e não for novo, o contribuinte deve registrar a leitura do odômetro desde o primeiro dia em que foi implantado.

4. Manter registro de direção (se necessário)

Se um contribuinte escolher a dedução de milhagem padrão, ele deverá manter um registro de milhas percorridas. O IRS exige que informações específicas sejam mantidas, ou ela pode estar sujeita à desqualificação da dedução. No início de cada viagem, o contribuinte marca a leitura do odômetro do veículo e lista a finalidade, localização inicial, localização final e data da viagem. Após a conclusão da viagem, ela observa a leitura final do odômetro e subtrai esse número da leitura inicial para encontrar a milhagem total da viagem. O registro de direção deve ser mantido em tempo hábil, com detalhes específicos, pois estimativas e arredondamentos não são permitidos.

5. Manter registro de recebimentos (se necessário)

Se um contribuinte escolher a dedução de despesa real, ele não precisará manter um registro de milhas. Em vez disso, ela deve manter cópias de recibos e documentação relevantes. Cada documento deve incluir a data, o valor em dólares do serviço ou serviço adquirido e as informações relacionadas ao bem ou serviço real fornecido.

6. Odômetro de Registro no Final do Ano Fiscal

No final do ano fiscal, o contribuinte registra a leitura final do odômetro. Este valor é usado em conjunto com a leitura do odômetro no início do ano para calcular o total de milhas percorridas no carro no ano. As informações, incluindo a porcentagem de milhas percorridas para fins comerciais, são necessárias no Formulário 2106.

7. Registre a quilometragem na declaração de imposto

Na conclusão do ano fiscal, um contribuinte lista o valor total de milhas percorridas no Formulário 2106, Linha 13. Esse valor é calculado pela taxa de milhagem padrão do ano para determinar o valor dedutível em dólar. Como alternativa, ela pode organizar os recebimentos das despesas reais em grupos, incluindo gasolina, óleo, reparos, seguros, aluguel de veículos e depreciação.

8. Reter documentação

Um contribuinte deve reter a documentação relativa a uma dedução de milhagem por pelo menos três anos. Se for solicitada documentação do IRS para comprovar os cálculos da dedução de milhas, o contribuinte deve manter uma cópia dos registros antes de dispersar as informações para as autoridades tributárias. Para minimizar o risco de perda de informações, ela deve manter um registro físico separado para cada ano fiscal separado.