Gerenciamento de transações digitais (DTM)
O Digital Transaction Management (DTM) usa sistemas de computador, em vez de papel, para gerenciar acordos comerciais de maneira rápida, precisa e segura. O DTM é um serviço 100% digital baseado em nuvem que acelera o processo de assinatura de contratos e reduz o número de erros que podem ser cometidos ao longo do caminho, pois os documentos podem ser assinados e transmitidos instantaneamente on-line, em vez de serem impressos, assinados fisicamente, digitalizados e enviados por e-mail ou devolvidos por correio.
Quebrando o gerenciamento de transações digitais (DTM)
A tecnologia DTM cria assinaturas digitais altamente seguras e autenticadas, tornando-as mais aplicáveis em termos legais do que as assinaturas tradicionais. Além disso, por ser baseado na nuvem, o DTM permite que as empresas acessem documentos importantes e façam negócios a qualquer momento, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Benefícios do gerenciamento de transações digitais
O DTM beneficia as organizações, reduzindo o tempo de transação e melhorando a experiência do cliente. O padrão do setor para o DTM é chamado xDTM e possui requisitos de privacidade, segurança, universalidade, escalabilidade, disponibilidade, aplicabilidade, abertura e conformidade. Os diretores de informação (CIOs) e executivos de empresas como DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel e UPS ajudam a gerenciar esse padrão. O DTM exige que especialistas do setor criem e implementem as melhores práticas para profissionais de diferentes áreas, de médicos a advogados e funcionários do governo. Por exemplo, quando o DTM é usado em uma configuração de assistência médica, o padrão de privacidade pode ser primordial, enquanto nas finanças, o padrão de segurança pode receber uma cobrança superior.
Todos os aspectos de uma empresa podem colher os benefícios do DTM.
- Nas vendas, pode ser usado para acordos de compensação, contratos de referência, novas inscrições de clientes e acordos de termos e condições.
- Os departamentos de recursos humanos podem usá-lo para novos documentos de contratação, acordos de confidencialidade e formulários de folha de pagamento.
- Os departamentos de finanças podem usá-lo para processamento de faturas, transferência de ativos e contas de aposentadoria.
- Em TI, ele pode ser usado para gerenciamento de acesso e autorização de manutenção.
- As equipes jurídicas podem usar o DTM para gerenciamento de contratos e conformidade interna.
- A equipe de compras pode usá-lo para pedidos e declarações de trabalho.
Gerenciamento de transações digitais na prática
As empresas podem adotar o DTM com mais facilidade se mudarem seus processos de papel existentes para processos completamente digitais do início ao fim. Os processos baseados em papel, embora mais familiares e confortáveis para muitos usuários, não são tão seguros ou confiáveis quanto alguns usuários pensam. Documentos em papel podem ser perdidos, não são muito seguros e podem ser difíceis de controlar. Uma empresa pode optar por implementar o DTM em um único departamento ou implementá-lo em toda a empresa.
DocuSign, Adobe e VASCO Data Security (anteriormente Silanis) são três grandes players no mercado de DTM. Todos são especializados em assinaturas digitais. Outras grandes empresas de DTM incluem Box, que fornece armazenamento em nuvem, colaboração em equipe e automação de fluxo de trabalho para empresas; O Fluix, que armazena arquivos, facilita a colaboração de documentos e converte documentos em papel em arquivos digitais, além de oferecer assinaturas eletrônicas; e MiForms, que ajuda os funcionários a coletar dados, GPS, fotos, códigos de barras e assinaturas em campo. Existem várias outras empresas de DTM, portanto, os usuários em potencial devem realizar uma comparação de custos e recursos, que mudam com frequência. Algumas empresas atendem a pequenas empresas, enquanto outras se concentram em soluções de nível empresarial. Uma maneira prática de verificar os fornecedores é ver quem eles listam como clientes.
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