Plano de Reembolso
Um termo genérico para vários tipos de planos que reembolsam os funcionários por vários tipos de despesas relacionadas ao trabalho. Essas despesas podem incluir despesas médicas, de automóveis, viagens, refeições e entretenimento. Os planos de reembolso são instituídos pelos empregadores para permitir que eles paguem uma quantia mais precisa das despesas incorridas com os funcionários, em vez de precisar fornecer uma ampla permissão ou aumentar a remuneração para cobri-los.
Noções básicas sobre plano de reembolso
Os planos de reembolso podem assumir várias formas, como planos de prestação de contas e não-prestação de contas, benefícios adicionais de minimis ou subsídios de milhagem e viagens para automóveis. Os funcionários não podem fazer deduções pessoais de qualquer tipo para despesas cobertas por um plano de reembolso. Os funcionários devem enviar registros de despesas adequadamente detalhados por meio de registros ou recibos para que os empregadores possam deduzir os reembolsos.
A Publicação IRS 535, Despesas Comerciais, declara o seguinte: “Para ser dedutível, uma despesa comercial deve ser comum e necessária. Uma despesa comum é aquela que é comum e aceita em seu setor. Uma despesa necessária é útil e apropriada para o seu comércio ou negócio. Uma despesa não precisa ser indispensável para ser considerada necessária. ”
Alguns estados, como a Califórnia, exigem que os empregadores reembolsem as despesas razoáveis relacionadas ao trabalho dos funcionários, e quaisquer reembolsos de despesas recebidos não precisam ser relatados como salário ou receita. Porém, para que isso ocorra, os empregadores devem pré-estabelecer um plano de prestação de contas por escrito e os funcionários enviam despesas adequadamente documentadas sob esse plano. Isso é para garantir que os registros de despesas sejam adequadamente mantidos em tempo hábil e preciso. Muitas empresas têm contadores e / ou consultores de emprego que comprovam as despesas e garantem relatórios e deduções corretos.
Um detalhamento de alguns exemplos comuns de despesas no local de trabalho que exigiriam reembolso do empregador inclui o seguinte:
- Transporte: O custo de qualquer viagem relacionada ao trabalho, incluindo despesas com veículos, refeições, hospedagem, refeições e quaisquer despesas de entretenimento que atendam aos critérios detalhados na Publicação IRS 463, Despesas de viagem, entretenimento, presentes e carros . Um alto número de empregadores reembolsará funcionários que usam seus veículos pessoais por causas comerciais, a uma taxa de milhagem padrão, que é definida pelo IRS anualmente. Por exemplo, a taxa de milhagem federal padrão para as empresas em 2017 é de 53, 5 centavos por milha. Geralmente, as despesas rotineiras de deslocamento entre a casa e o local de trabalho de um funcionário não são consideradas reembolsáveis.
- Suprimentos : quaisquer bens necessários que um funcionário compre podem ser reembolsados ao custo, desde que sejam reembolsados de acordo com um plano responsável.
- Refeições e entretenimento : os custos de refeições e entretenimento incorridos na casa de imposto de um funcionário são reembolsáveis, mas somente se as refeições / entretenimento em questão tiverem fins comerciais demonstráveis.