Por quanto tempo você deve manter seus extratos bancários?

Somos todos bombardeados com tanto papel que pode ser difícil folhear tudo de vez em quando. Entre o correio não solicitado, os recibos e os documentos financeiros que coletamos, pode parecer um pouco ridículo manter a papelada que achamos que talvez nunca precisemos. E considerando a mudança para o banco on-line, não é hora de desistir do antigo sistema de armazenamento de registros da caixa de sapatos?

Embora você possa não precisar desse sistema de arquivamento antigo, pode realmente chegar um momento em que você precisará dos seus extratos bancários antigos. Esses extratos representam a atividade que ocorre na sua conta bancária - uma conta corrente, poupança ou outro tipo de conta mantida na (s) instituição (s) financeira (s). Continue lendo para saber mais sobre quanto tempo você precisará manter suas declarações e por quê.

Principais Takeaways

• Os extratos bancários devem ser mantidos em cópia impressa ou eletrônica por um ano, após o qual podem ser triturados.
• Manter os extratos bancários é ideal para verificar a atividade de débito e crédito, proteger contra roubo de identidade e comprovar renda.
• Os bancos permitem que os clientes acessem extratos bancários por pelo menos um ano on-line.

Quanto tempo você deve manter suas declarações?

Se você não optou pela manutenção tradicional de registros em papel com seu banco, isso significa que continuará recebendo extratos em papel pelo correio. Planeje manter esses extratos bancários por no mínimo um ano. Você pode optar por manter e arquivar uma cópia impressa de suas declarações. Mas mantenha-os em um local facilmente acessível para você, mas longe de olhares indiscretos. Como alternativa, se você é ótimo em entrada de dados, pode optar por manter um formato eletrônico em um programa de contabilidade ou em sua própria planilha. Após esse período de um ano, é seguro rasgar e descartá-los.

Razões para manter declarações

Além de possuir registros de compras, pagamentos de contas e depósitos em folha de pagamento, manter antigos extratos bancários oferece vários benefícios. A atividade da conta bancária deve ser revisada regularmente para casos de roubo de identidade e fraude no cartão de débito. Manter declarações fornece a verificação de atividades ilícitas que podem ser usadas para recuperar danos.

Você também pode usar extratos bancários para verificar as atividades de receita e transação, como contribuições de caridade e despesas comerciais necessárias para declarações de impostos. Também vale a pena guardar extratos de conta bancária confirmando grandes compras ou pagamentos. Você pode destruir os recibos do caixa eletrônico (ATM) depois de reconciliá-los com os registros da sua conta. Da mesma forma, os recibos de depósito e retirada podem ser triturados depois que as transações são verificadas com o extrato mensal.

Instruções on-line vs. cópia impressa

Manter cópias impressas de extratos bancários é menos necessário do que no passado, dada a disponibilidade on-line de informações da conta. Muitos bancos e instituições financeiras mantêm extratos mensais de clientes on-line por cinco anos ou mais, acessíveis por meio de suas plataformas bancárias on-line. As instruções detalhadas geralmente vêm em formatos facilmente imprimíveis, e as informações resumidas das transações estão frequentemente disponíveis para download gratuito.

Você também pode obter extratos impressos do seu banco há vários anos. Alguns bancos cobram uma taxa de pesquisa e / ou impressão por esse serviço, pois isso não pode ser feito no nível da agência. Em vez disso, as declarações mais antigas são impressas e preparadas em um back office.

Por segurança, é melhor manter os extratos bancários impressos em um cofre à prova de fogo em um local seguro. As instruções eletrônicas devem ser mantidas em um arquivo protegido por senha.

As declarações em papel devem ser mantidas em um local seguro e à prova de fogo que possa ser acessado facilmente.

Destruição de documentos

Como muitos documentos diferentes têm requisitos diferentes de descarte, pode parecer mais fácil manter tudo para sempre - incluindo extratos bancários. No entanto, manter alguns documentos indefinidamente não é a melhor prática, principalmente por causa do potencial de ladrões de identidade se apossarem deles.

Outros documentos que você deve destruir após um certo período de tempo incluem o seguinte:

• Extratos do cartão de crédito: mantenha-os por 60 dias, a menos que incluam despesas relacionadas a impostos. Nestes casos, mantenha-os por sete anos.
• Stubs de pagamento: combine- os com o seu W-2 e depois triture-os.
• Contas de serviços públicos: Segure-as por no máximo um ano.
• Declarações e recibos de impostos: assim como os extratos de cartão de crédito relacionados a impostos, mantenha-os em arquivo por sete anos.
• Políticas de seguro residencial e automóvel: destrua as antigas quando receber novas políticas.
• Declarações de hipoteca e melhoramento da casa: destrua-as quando vender a casa.

Como destruir seus documentos

Quando estiver pronto para descartar seus extratos bancários, certifique-se de destruí-los. Apenas rasgá-los ao meio, não vai impedir que ladrões de identidade coligam suas informações pessoais. Se você tem uma trituradora, pode cuidar disso sozinha. Caso contrário, pode ser necessário contratar um serviço, especialmente se você tiver um grande número de documentos. Além disso, verifique com seu banco. Muitos oferecerão serviços de trituração para os clientes gratuitamente.