Você é compatível com ERISA? Siga esta lista de verificação

Muitas empresas oferecem algum tipo de plano de aposentadoria qualificado e, ao fazê-lo, se enquadram nas diretrizes de governança da Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria de Empregados de 1974 (ERISA). A ERISA estabelece diretrizes e padrões mínimos projetados para proteger os funcionários de empresas do setor privado que participam de planos de benefícios de aposentadoria e assistência social. As empresas que administram um plano de aposentadoria qualificado que não esteja em total conformidade com a ERISA podem estar sujeitas a multas caras.

Se o plano de aposentadoria de seus funcionários fornecer uma renda futura de aposentadoria ou permitir que os funcionários adiem os ganhos pela aposentadoria, então é um plano ERISA. Como empregador que fornece esses benefícios do plano ERISA, você também é considerado um fiduciário nomeado que assume a responsabilidade de administrar esses planos e, da mesma forma, a responsabilidade caso seus planos não cumpram as diretrizes e padrões estabelecidos pela ERISA.

Ficando em conformidade com o ERISA

O atendimento aos requisitos de conformidade com ERISA não precisa ser excessivamente oneroso. Embora existam muitos requisitos, um bom administrador de terceiros (TPA) pode arcar com grande parte do ônus. Muitos dos requisitos são orientados pelo calendário, exigindo formulários de arquivamento em prazos específicos. Essas datas de prazo final formam uma lista de verificação que pode ser gerenciada por um TPA ou por uma equipe de recursos humanos. Outros requisitos devem ser atendidos ad hoc conforme as circunstâncias o exigirem.

Lista de verificação do calendário ERISA

A administração de planos 401 (k) envolve a execução de determinadas tarefas de conformidade com ERISA, de acordo com uma programação anual. Essas são as tarefas mais comuns que devem fazer parte das listas de verificação da maioria das empresas.

Primeiro trimestre do ano do plano: forneça declarações de benefícios do quarto trimestre para planejar os participantes o mais tardar 45 dias após o final do trimestre. Faça contribuições de empregador do ano anterior para uma dedução de imposto a contar no ano anterior.

Segundo trimestre: forneça declarações de benefícios do primeiro trimestre para os participantes do plano. Distribua diferimentos em excesso feitos em 2015 acima do limite da Seção 402 (g) do IRC. Para os participantes do plano que completarem 70 anos e meio de idade no ano anterior, distribua as Distribuições Mínimas Necessárias (RMDs) do primeiro ano.

Terceiro trimestre: forneça declarações de benefícios do segundo trimestre. Arquivo 5500 para o ano anterior ou arquivo 5558 para uma extensão de 2, 5 meses. Se o documento do plano foi modificado durante o ano anterior, distribua uma nova Descrição do Plano Resumo para os participantes do plano. Distribua um Relatório Anual Resumido do ano anterior para planejar os participantes.

Quarto trimestre: forneça declarações de benefícios do terceiro trimestre. Envie avisos aplicáveis ​​aos participantes, incluindo parcelas ou alterações em um plano de porto seguro 401 (k), Alternativa qualificada de investimento padrão (QDIA) ou inscrição automática. Corrija qualquer falha no teste ADP / ACP e pague 10% de imposto.

Requisitos ERISA em andamento

Alguns requisitos de ERISA estão em andamento como parte da administração do plano ou acionados por ocorrências.

Adesão ao documento do plano: verifique se o gerenciamento do plano adere continuamente aos termos do documento do plano. O IRS considera que qualquer falha em seguir estritamente os termos do documento do plano é um defeito operacional que, se não for remediado, pode resultar na desqualificação do plano.

Divulgação Anual da Taxa do Participante: Todos os funcionários elegíveis ao plano, funcionários demitidos e beneficiários com saldo em conta devem receber uma divulgação da taxa do participante a cada 12 meses.

Aviso de alteração do plano: Os participantes devem ser notificados de quaisquer alterações no plano 30 a 90 dias antes da data efetiva da alteração.

Oportunidade de inscrição: Todos os funcionários que cumpriram a idade do plano e os requisitos de serviço devem ter a oportunidade de se inscrever. Eles devem receber todos os formulários e instruções necessários, juntamente com uma Descrição Resumida do Plano e todos os avisos de participantes aplicáveis.

Conformidade do empréstimo: Garanta que os empréstimos pendentes sejam reembolsados ​​de acordo com os termos da política do plano e a nota promissória do mutuário.

Depósitos oportunos: verifique se os adiamentos dos funcionários e pagamentos de empréstimos são depositados no prazo, normalmente ao mesmo tempo que os depósitos de impostos sobre os salários.

Conduzir a limpeza trimestral: sacar saldos de pequenas contas para funcionários demitidos. Processe as inadimplências de empréstimos e use as renúncias não alocadas.

Embora a maioria desses requisitos possa ser gerenciada por um TPA, o patrocinador do plano do empregador tem o dever fiduciário de garantir que sejam cumpridos e executados corretamente.