Comprovante
Um comprovante é um documento usado pelo departamento de contas a pagar de uma empresa para reunir e arquivar todos os documentos de suporte necessários para aprovar o pagamento de um passivo. O voucher é um controle contábil interno, que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que os bens ou serviços adquiridos sejam realmente recebidos.
BREAKING DOWN Voucher
Toda empresa mantém procedimentos escritos para cada uma das tarefas contábeis de rotina da empresa. Uma tarefa é o processo de aprovação e pagamento de faturas de fornecedor, e cópias de determinados documentos devem suportar cada pagamento.
Exemplos de vouchers
Suponha que um restaurante solicite carne e peixe a cada poucos dias de fornecedores. O gerente do restaurante preenche um pedido de 30 libras de carne e o proprietário inicializa o pedido para aprovar a remessa. Quando a remessa é recebida, o conteúdo da remessa é comparado ao pedido para garantir que a remessa corresponda ao que foi pedido. O restaurante conclui uma nota de remessa para documentar o processo, e a nota de remessa é comparada com a fatura do fornecedor.
O comprovante inclui uma página de rosto que explica cada anexo. O pedido de compra, o recibo de entrega e a fatura estão anexados ao voucher. O proprietário revisa todas as informações do voucher antes de assinar um cheque. O comprovante também pode listar as contas contábeis usadas para registrar a transação. O restaurante, por exemplo, pode creditar (aumentar) a conta de estoque de carne e debitar (diminuir) a conta de caixa para registrar o pagamento.
Como os comprovantes suportam uma auditoria
Os comprovantes da empresa servem como uma fonte importante de evidência quando uma auditoria é realizada. Um auditor executa um conjunto de procedimentos para determinar se as demonstrações contábeis estão livres de distorção relevante. Um comprovante documenta que as mercadorias compradas foram realmente recebidas, o que apóia a afirmação do auditor de que os bens e serviços lançados nas demonstrações financeiras realmente existem. O comprovante também justifica os pagamentos em dinheiro da empresa aos fornecedores e documenta as contas contábeis usadas para lançar a transação.
Factoring na prevenção de fraudes
O uso de um sistema de cupons também reduz o risco de os funcionários colidirem para roubar ativos da empresa. As empresas usam o conceito de segregação de funções para impedir o roubo de funcionários, o que significa que tarefas críticas são atribuídas a diferentes pessoas dentro da organização. Usando o exemplo do restaurante, o gerente preenche o pedido, o proprietário aprova o pedido e um terceiro compara os itens recebidos com a fatura do fornecedor. O comprovante documenta que as tarefas são executadas por três pessoas diferentes e cria uma trilha de papel para que um auditor possa confirmar que as tarefas estão segregadas adequadamente.
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