Obrigações fiscais de pequenas empresas: Impostos sobre folha de pagamento

Um dos problemas que os pequenos empresários precisam enfrentar é manter-se atualizado com as muitas obrigações para impostos locais, estaduais e federais. Embora a maioria dos empresários contrate um contador ou um profissional tributário para lidar com questões relacionadas a impostos, entender o sistema tributário é importante para aqueles que assumem a responsabilidade final pelo cumprimento de todas as obrigações tributárias. Este artigo abordará as obrigações do proprietário da empresa em relação aos impostos sobre os salários. (Saiba como as deduções da folha de pagamento podem reduzir seu imposto de renda pessoal em Paydoll Deductions Pay Off .)

VER: Plano de Negócios

Obrigações de imposto sobre a folha de pagamento Qualquer empresa com funcionários deve reter impostos sobre os salários dos salários dos funcionários e pagar impostos federais, estaduais e locais aplicáveis. Os impostos geralmente retidos dos salários dos funcionários incluem o FICA (Medicare e Previdência Social) e federal, estadual e local, se aplicável. Outras obrigações de retenção na fonte incluem a FUTA (Lei Federal sobre Imposto de Desemprego) e, em estados como Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York e Rhode Island, impostos sobre seguro de invalidez. A falta de pagamento de impostos ou a falta de pagamento pode resultar em pesadas multas e multas; portanto, é importante calcular o valor dos impostos sobre os salários devidos e pagá-los dentro do prazo. (A contabilidade adequada é essencial para as pequenas empresas. Leia Seis etapas para um orçamento comercial melhor para aprender como gerenciar receitas e despesas.)

Se o proprietário de uma pequena empresa não tiver funcionários externos, mas for incorporado, as regras acima também se aplicam aos contracheques do proprietário, porque ele é essencialmente o único funcionário da corporação. Se a empresa não for constituída e não houver funcionários, o proprietário precisará pagar impostos estimados sobre a renda por conta própria a cada trimestre. (Leia Você deve incorporar sua empresa? Para descobrir se essa estrutura de negócios seria vantajosa para você.)

Cálculo de impostos sobre as folhas de pagamento Há três etapas para calcular os impostos sobre os salários:

1. Determinar trabalhadores tributáveis
2. Determinar salários tributáveis
3. Calcular valores retidos na fonte

Trabalhadores tributáveis ​​Os trabalhadores podem ser empregados ou contratados independentes. Os funcionários são tratados como trabalhadores tributáveis ​​sujeitos a impostos sobre os salários, enquanto contratados independentes são responsáveis ​​pelo pagamento de seus próprios impostos. Geralmente, os trabalhadores são considerados empregados se você tiver o direito de dirigir e controlar a maneira como eles realizam seu trabalho, em vez de apenas os resultados do trabalho. No entanto, as linhas entre contratados independentes e funcionários nem sempre são claras. Para ajudar os empresários a determinar quais trabalhadores são tributáveis, o IRS possui regras de direito comum, que incluem testes comportamentais, financeiros e de relacionamento.

Teste comportamental Um trabalhador é um empregado quando o empregador tem o direito de dirigir e controlar o trabalhador. O empregador não precisa realmente dirigir ou controlar o trabalhador, mas tem o direito de fazê-lo.

Teste financeiro Este teste analisa o grau de controle que um empregador tem sobre os aspectos financeiros do trabalho. Em algumas profissões, ter um controle significativo sobre os suprimentos usados ​​no trabalho apóia o status do trabalhador como contratado independente.

Uma maneira definitiva de distinguir um contratado independente de um funcionário é pela disponibilidade de serviços. Um contratado independente não está vinculado a uma empresa e pode anunciar serviços; um funcionário não pode anunciar serviços, a menos que esteja trabalhando fora da empresa como contratado independente.

Teste de relacionamento Este teste se refere à maneira como o empregador e o trabalhador percebem seu relacionamento. Se espera-se que uma relação empregador-trabalhador dure até o final de um projeto específico ou por um período de tempo especificado, o trabalhador é um contratado independente. Por outro lado, se o relacionamento não tiver limites ou limites, o trabalhador é um funcionário tributável. (Para saber mais sobre relacionamentos essenciais para uma pequena empresa, leia Small Business: It's All About Relationships .)

Salários tributáveis ​​Os salários tributáveis ​​são uma compensação pelos serviços prestados e podem incluir salário, bônus ou brindes. Algumas formas de compensação, como reembolso de despesas comerciais para viagens ou refeições, não se qualificam como salários tributáveis. Para que as despesas não sejam tributáveis, os funcionários devem verificá-las por meio de recibos ou relatórios de despesas. Eles também devem ser necessários, razoáveis ​​e relacionados aos negócios. (Se você tiver despesas relacionadas a negócios, mantenha seus recibos em ordem. Leia 10 Passos para a preparação de impostos para obter informações sobre o planejamento antes de 15 de abril.)

Cálculo da retenção na fonte Depois de descobrir quais trabalhadores se qualificam como sujeitos passivos e quais são os salários tributáveis, a próxima etapa é determinar o valor que você deve reter para impostos federais, estaduais e locais, bem como para o FICA e o FUTA.

Impostos federais Todo salário deve reter o imposto de renda federal pelo período aplicável. O IRS possui dois conjuntos de tabelas de impostos que os empregadores podem usar para calcular os valores retidos na fonte: as tabelas de faixa salarial e as tabelas de porcentagem.

As tabelas de salários são segregadas por cinco períodos diferentes da folha de pagamento (diária, semanal, quinzenal, semestral e mensal). Para determinar os valores retidos na fonte, os empregadores escolhem o período de pagamento e a faixa salarial aplicáveis ​​aos funcionários e, em seguida, leem a tabela na coluna que mostra o número de isenções reivindicadas.
As tabelas de porcentagem estão disponíveis para oito períodos da folha de pagamento (diário, semanal, quinzenal, semestral, mensal, trimestral, semestral e anual) e segregadas por estado civil. Os empregadores começam reduzindo os salários pelo valor das isenções reivindicadas. Em seguida, eles usam a tabela correspondente ao estado civil do empregado e procuram o valor retido na fonte com base na faixa salarial.

Como proprietário de uma empresa, é sua responsabilidade examinar os dois conjuntos de tabelas e determinar qual é o mais adequado para sua empresa. As tabelas de porcentagem são mais inclusivas, em termos de períodos da folha de pagamento, portanto, se você estiver em uma situação em que funcionários diferentes são pagos em períodos diferentes da folha de pagamento, a tabela de porcentagem deve ser a tabela de escolha. Por exemplo, se seus funcionários são pagos trimestralmente, as tabelas de porcentagem serão mais apropriadas do que as tabelas de salários. Para obter essas tabelas, ligue para o IRS ou acesse //www.irs.gov/ e solicite as publicações 15 e 15-A.
Impostos Estaduais
A maioria dos estados usa tabelas semelhantes às tabelas de impostos federais, e você pode obtê-las acessando a seção de impostos do site do seu estado ou entrando em contato com a Small Business Administration. Você não precisa reter impostos estaduais em jurisdições que não impõem impostos estaduais sobre a renda, como Alasca, Flórida, Texas, Wyoming e Washington. Outras exceções incluem estados cujos impostos pessoais são uma porcentagem fixa do imposto federal, como o Arizona, e onde os impostos estaduais são uma porcentagem fixa dos salários brutos, como a Pensilvânia.
FICA A Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA) é uma lei federal que exige que os empregadores retenham os impostos do Seguro Social e do Medicare dos salários pagos aos funcionários. Também exige que o empregador e o funcionário paguem metade do imposto da FICA. Os impostos de Seguridade Social e Medicare são impostos ao empregado a uma taxa fixa de 4, 2% para a seguridade social e a 1, 45% para o Medicare e a taxa única fixa do empregador de 6, 2% e 1, 45%, respectivamente, criando uma taxa combinada de impostos do FICA de 15, 3% (12, 4% para Previdência Social e 2, 9% para Medicare). Os trabalhadores independentes são responsáveis ​​pelo pagamento de 13, 3% do imposto. (Leia sobre como o governo determina sua taxa de imposto em Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate .)

Diferentemente dos impostos federais e estaduais, os impostos do FICA não são afetados pelo número de isenções de retenção reivindicadas pelo funcionário. Você simplesmente multiplica o pagamento do salário bruto de um funcionário pela taxa de imposto aplicável para determinar quanto deve reter e quanto deve pagar como empregador. Em 2009 e 2010, o imposto da Seguridade Social se aplica apenas aos primeiros US $ 106.800 em renda, também chamados de base salarial da Seguridade Social. A base salarial é ajustada anualmente pela inflação. O imposto do Medicare não tem limite de renda.
Os impostos sobre o desemprego da FUTA, ou FUTA, são impostos pagos apenas pelo empregador. Você deve pagar impostos sobre o desemprego se um dos seguintes itens se aplicar:

a) Você paga salários que totalizam pelo menos US $ 1.500 em um trimestre
b)
Você tem pelo menos um funcionário em um determinado dia por 20 semanas em um ano civil, independentemente de as semanas serem consecutivas

A taxa de imposto da FUTA é de 6, 2% para 2011 e é aplicada aos primeiros US $ 7.000 em salários para cada funcionário. No entanto, você pode reivindicar créditos contra seu imposto bruto da FUTA para refletir os impostos estaduais de desemprego que você paga. Se você pagar os impostos estaduais de desemprego no vencimento, poderá reivindicar um crédito de 5, 4%, o que efetivamente reduz sua taxa de imposto FUTA para 0, 8%.
Reunindo Tudo
O cálculo dos impostos sobre as folhas de pagamento pode ser muito complicado, e é importante enviar os pagamentos a tempo para evitar multas e multas por atraso. Os pagamentos de impostos federais podem ser feitos on-line através do Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS) ou através de bancos autorizados a aceitar pagamentos federais. Se você usar o último método, cada pagamento deverá ser acompanhado pelo Formulário 8109, que pode ser obtido ligando para o IRS em 1-800-829-4933 ou no site do IRS. Os impostos da FUTA são geralmente pagos trimestralmente e os impostos de renda e do FICA são depositados semestralmente ou mensalmente. O IRS geralmente envia aos proprietários de empresas um aviso no final de cada ano, detalhando qual método usar para o próximo ano.

Em geral, a pontualidade de um depósito é determinada pela data em que é recebido. No entanto, um depósito enviado após a data de vencimento será considerado oportuno se você puder estabelecer que foi enviado pelo menos dois dias antes da data de vencimento. Para saber mais sobre os deveres da folha de pagamento dos empregadores de pequenas empresas, acesse //www.irs.gov/ ou ligue para a linha de ajuda ao vivo do IRS para empresas em 1-800-829-4933.

Para leitura relacionada, consulte Crédito tributário para despesas do plano incorridas por pequenas empresas .