Confirmação positiva
A confirmação positiva é uma consulta de auditoria que exige que o cliente responda, confirmando a precisão de um item. A confirmação positiva exige prova de precisão, afirmando que as informações originais estavam corretas ou fornecendo as informações corretas, se incorretas.
Principais Takeaways
- A confirmação positiva é uma consulta de auditoria que exige que o cliente responda, confirmando a precisão de um item.
- A confirmação positiva exige prova de precisão, afirmando que as informações originais estavam corretas ou fornecendo as informações corretas, se incorretas.
- Confirmações positivas são usadas para verificar os valores de passivos, investimentos, contas bancárias, contas a receber e contas a pagar.
Compreensão da confirmação positiva
A confirmação positiva faz parte dos procedimentos de confirmação que os auditores usam para confirmar informações específicas. O destinatário da carta deve responder para confirmar a precisão ou fornecer informações e enviá-las de volta ao auditor. Alguns exemplos das informações exigidas dos auditores incluem a confirmação do seguinte:
- Os valores e descrições de vários tipos de passivos
- Informações da conta bancária, incluindo saldos
- Quantidades e tipos de estoque
- Investimentos ou valores mobiliários
- Cópias das faturas de vendas para garantir que as vendas foram feitas
- Informações ou cópias das faturas de remessa para garantir que os produtos foram enviados
Análise de confirmação
Os auditores também usam cartas de confirmação positiva para verificar contas a pagar e contas a receber ou empresas. Contas a pagar são dívidas de curto prazo devidas pelas empresas a seus fornecedores. Contas a receber representam dinheiro devido pelos clientes de uma empresa pela venda de mercadorias. Normalmente, as contas a receber e a pagar têm condições de pagamento de 30, 60 ou 90 dias - o que significa que um pagamento precisa ser feito dentro desse prazo.
Um auditor pode verificar a precisão dos registros de contas a receber sendo examinados, determinando se os registros refletem com precisão as transações que ocorreram entre a empresa e seus clientes. O contato direto com os clientes ajuda os auditores a verificar se as contas listadas realmente existem, se os saldos mostrados como devidos estão corretos e se os pagamentos marcados como recebidos são verdadeiros.
As contas a receber são ativos de curto prazo e podem ser usadas pelas empresas como garantia para obter empréstimos ou financiamentos dos bancos. Como resultado, é importante que os recebíveis sejam auditados para confirmar que as vendas foram realizadas e para confirmar se os fundos das vendas estão sendo cobrados no prazo.
Se uma empresa deseja auditar seus registros de contas a pagar, deve revisar quaisquer fundos de saída associados a obrigações de dívida ou pagamentos de credores. O processo pode exigir uma revisão do faturamento e uma reconciliação desses valores com pagamentos que foram registrados como sendo feitos. Além disso, a empresa pode optar por associar os valores acima mencionados aos saques reais das contas de pagamento para confirmar a precisão.
Confirmação positiva versus negativa
Embora a confirmação positiva exija informações de suporte, apesar da precisão dos registros originais, a confirmação negativa exige uma resposta somente se houver discrepância. Durante uma solicitação de confirmação negativa, uma empresa pode ser solicitada a confirmar que o saldo da conta está listado em um valor específico, como US $ 100.000. Se o saldo da conta atual for de US $ 100.000, nenhuma ação adicional será necessária. Se o saldo for diferente, informações adicionais devem ser fornecidas para explicar a diferença. Cartas de confirmação negativas também são usadas para verificar se o destinatário deseja desativar um evento descrito na carta.
A confirmação negativa é mais comumente usada se os registros do indivíduo ou da empresa geralmente são considerados altamente precisos. Normalmente, acredita-se que a empresa que recebe uma confirmação negativa tenha requisitos internos e práticas comerciais rigorosas. Como resultado, a confirmação negativa é muito menos dispendiosa e demorada para os auditores, pois eles geralmente precisam enviar apenas uma carta.
Por outro lado, as solicitações de confirmação positiva estão mais envolvidas, pois os registros financeiros devem ser fornecidos mesmo que as informações originais na carta estejam corretas. Além disso, é mais provável que solicitações de confirmação positivas sejam usadas se houver suspeita de erros nos livros da empresa. No entanto, uma carta de confirmação positiva é mais comum em transações complexas, pois é mais precisa e garante que todos estejam na mesma página - ou tenham as mesmas informações financeiras. Nos empréstimos, por exemplo, os auditores usam confirmações positivas para bancos e empresas para determinar o valor exato de uma dívida.
Como resultado, uma confirmação positiva tende a ser uma melhor representação das informações financeiras do que uma confirmação negativa, pois é uma solicitação explícita que foi retornada pelo destinatário. Se surgir alguma disputa, uma confirmação positiva é uma evidência física de que as informações foram confirmadas.
Exemplo de confirmação positiva
Se um indivíduo ou entidade comercial for selecionado para uma auditoria pelo Internal Revenue Service (IRS), o contribuinte deverá produzir registros para confirmar as informações listadas nas declarações fiscais selecionadas. A auditoria pode incluir uma solicitação de confirmação positiva para todas as fontes de receita, verificação das deduções aplicáveis realizadas e prova de ganhos ou perdas reivindicados. Mesmo que as informações necessárias para a auditoria correspondam ao que foi relatado, todas as evidências devem ser enviadas para atender aos requisitos de auditoria.
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