Imprest
Um adiantamento é uma conta em dinheiro na qual a empresa depende para pagar pequenas despesas rotineiras. Os fundos contidos nos adiantamentos são reabastecidos regularmente, a fim de manter um saldo fixo. O termo "adiantamento" também pode se referir a um adiantamento monetário concedido a uma pessoa para uma finalidade específica.
Principais Takeaways
- O adiantamento refere-se a um tipo de conta em dinheiro mantida por uma empresa usada para pagar pequenas despesas incidentais ou de rotina.
- Um saldo de conta fixa é estabelecido na conta para adiantamentos e reembolsado quando necessário, quando dinheiro é sacado para itens como folha de pagamento, viagens ou caixa pequeno.
- Por causa de sua natureza pequena e fixa, que é facilmente monitorada, o incentivo desencoraja despesas não autorizadas ou luxuosas.
Como funciona o Imprest
O tipo mais conhecido de adiantamento é uma conta em espécie, usada para cobrir transações menores quando é impraticável ou inconveniente cortar cheques. Essas contas mantêm uma quantia fixa de dinheiro no local, que pode ser usada para reembolsar funcionários e pagar por pequenas despesas. Normalmente, os fundos de caixa pequeno são administrados por custodiantes que monitoram a conta e distribuem dinheiro aos funcionários, que, por sua vez, fornecem receitas relacionadas aos negócios.
Os adiantamentos também podem ser usados para cobrir a folha de pagamento, dividendos, viagens e bônus dos funcionários. Após o pagamento dessas despesas, o fundo é normalmente reembolsado por capital da conta bancária principal da empresa.
Os insultos impedem o uso de gastos não autorizados porque os fundos são destinados a fins específicos. Consequentemente, os adiantamentos normalmente pagam a mesma quantia em dinheiro regularmente, o que idealmente leva a conta a um saldo quase zero, antes de ser reabastecida automaticamente com a mesma quantia definida. Esse sistema facilita o monitoramento de despesas, sinaliza discrepâncias e, finalmente, detecta fraudes.
O sistema Imprest
O sistema de pré-teste envolve as seguintes etapas:
- Um fundo de caixa pequeno é estabelecido, com uma quantia definida de dinheiro. Isso é registrado no razão da empresa.
- Quaisquer despesas pagas através do fundo de caixa pequeno devem ser documentadas com recibos.
- O fundo é reabastecido regularmente com recebimentos de desembolso para manter um saldo fixo.
- O fundo é monitorado de perto quanto a discrepâncias entre o caixa esperado (com base na documentação) e o caixa real. Se houver discrepâncias, elas serão investigadas.
O futuro dos protestos
À medida que as empresas confiam cada vez mais em transações eletrônicas, o sistema de adiantamentos está caindo cada vez mais em desuso. Muitas vezes, é mais fácil usar um cartão de crédito da empresa do que um adiantamento, porque o primeiro oferece documentação eletrônica das transações e não desencadeia a necessidade de reabastecer os fundos de saída.
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