Por quanto tempo devo manter meus registros fiscais?
O Internal Revenue Service (IRS) possui algumas regras rígidas e rápidas sobre quanto tempo os contribuintes devem manter seus registros fiscais.
Como diz o IRS, a duração da manutenção de seu registro tributário depende da “ação, despesa ou evento” que afeta esses registros.
Essas ações e esses cronogramas são importantes, pois afetam o estatuto de limitações de quaisquer alterações em sua declaração de imposto ou a capacidade do governo federal de exigir pagamentos adicionais de impostos a você.
Para cumprir com os mandatos da documentação do IRS, mantenha os seguintes registros fiscais pelos seguintes períodos:
Se você subnotificou quaisquer impostos federais, mantenha seus documentos fiscais dos últimos seis anos, começando com o ano em que os impostos foram subnotificados. Se você não tiver preenchido um formulário ou preenchido um formulário fraudulento, não jogue fora os registros fiscais. O IRS tem o direito legal de revê-los.
O período de limitações é o momento em que você pode alterar sua declaração de imposto para reivindicar um crédito ou reembolso, ou o momento em que o IRS pode avaliar o imposto adicional.
As informações a seguir contêm os períodos de limitações que se aplicam às declarações de imposto de renda. Salvo indicação em contrário, os anos referem-se ao período após o retorno da devolução. Os retornos arquivados antes da data de vencimento são tratados como arquivados na data de vencimento.
Nota: Guarde cópias das suas declarações fiscais arquivadas. Eles ajudam na preparação de declarações fiscais futuras e nos cálculos se você apresentar uma declaração alterada.
1. Você deve impostos adicionais e as situações (2), (3) e (4), abaixo, não se aplicam a você: Mantenha registros por três anos.
2. Você não informa a renda que deve informar e representa mais de 25% da receita bruta mostrada no seu retorno: mantenha registros por seis anos.
3. Você registra uma devolução fraudulenta: mantenha os registros indefinidamente.
4. Você não registra uma devolução: mantenha os registros indefinidamente.
5. Você registra uma solicitação de crédito ou reembolso após registrar sua devolução: mantenha registros por três anos a partir da data em que apresentou sua devolução original ou dois anos a partir da data em que pagou o imposto, o que ocorrer posteriormente.
6. Você solicita uma perda por valores inúteis ou dedução de dívidas incobráveis: mantenha registros por sete anos.
7. Mantenha todos os registros do imposto sobre o emprego por pelo menos quatro anos após a data em que o imposto vence ou é pago, o que ocorrer posteriormente.
Questões importantes
As perguntas a seguir devem ser aplicadas a cada registro conforme você decide se deseja manter um documento ou jogá-lo fora:
Os registros estão conectados aos ativos ">
Mantenha registros relacionados à propriedade até que o período de limitações expire no ano em que você alienar a propriedade em uma disposição tributável. Você deve manter esses registros para determinar qualquer dedução de depreciação, amortização ou exaustão e para encontrar o ganho ou perda ao vender ou alienar a propriedade.
Geralmente, se você recebeu uma propriedade em uma troca não tributável, sua base nessa propriedade é igual à base da propriedade que você desistiu, aumentada por qualquer dinheiro que você pagou. Você deve manter os registros na propriedade antiga, bem como na nova propriedade, até que o período de limitações expire no ano em que você alienar a nova propriedade em uma disposição tributável.
Você fez contribuições não dedutíveis para um IRA?
Então, como discutido acima, você precisa manter os documentos a seguir para verificar a parte não tributável das distribuições dos IRAs tradicionais e do Roth. Aqui, no site do IRS, está uma lista dos formulários e registros que você precisa manter até que todas as distribuições sejam feitas:
- Página 1 dos Formulários 1040 (ou Formulários 1040A, 1040NR ou 1040-T) arquivados para cada ano em que você fez uma contribuição não dedutível para um IRA tradicional.
- Formulários 8606 e quaisquer declarações, anexos e planilhas de suporte para todos os anos aplicáveis.
- Formulários 5498, Informações sobre a contribuição do IRA ou declarações semelhantes que você recebe todos os anos, mostrando as contribuições feitas para um IRA tradicional ou Roth IRA.
- Formulários 5498 ou instruções semelhantes que você recebeu mostrando o valor de seus IRAs tradicionais
O que devo fazer com meus registros para fins não fiscais?
Quando seus registros não forem mais necessários para fins fiscais, não os descarte até que você tenha certeza de que não precisará deles para outros fins. Por exemplo, sua companhia de seguros ou credores podem exigir que você mantenha registros por mais tempo que o IRS. Em caso de dúvida, jogue com segurança e mantenha os registros.
Advisor Insight
Se o IRS encontrar um erro substancial no seu retorno atual, eles poderão voltar seis anos no seu histórico fiscal para investigar. No entanto, você pode querer manter seus retornos por mais tempo do que isso. Seus registros fiscais resumem sua vida financeira. Eles contêm dados importantes de base de custo que podem ser difíceis de encontrar daqui a alguns anos. Hoje, esse é um problema menor, porque agora os custodiantes da conta precisam relatar e transferir dados de custo com ativos. Mas por que confiar no guardião quando você tem as informações? Seu retorno também validará sua renda e se você fez contribuições para o plano de aposentadoria. As práticas recomendadas sugerem que você mantenha suas declarações fiscais e documentos de apoio pelo maior tempo possível. Nesta era de arquivamento eletrônico e manutenção de registros, é uma coisa fácil de fazer.
Neal Frankle, CFP®
Grupo de Recursos Ricos Westlake Village, CA