6 etapas para um melhor orçamento comercial

Você acabou de comprar ou abrir uma pequena empresa e conhece o seu negócio. Mas quando se trata de contabilidade - e mais especificamente, orçamento -, seu conjunto de habilidades está ausente. A boa notícia é que é possível elaborar um orçamento, ou pelo menos uma boa estimativa do que será necessário em termos de dólares e centavos com bastante facilidade.

A estimativa e a correspondência entre as despesas e a receita (real ou antecipada) são importantes porque ajudam os pequenos empresários a determinar se eles têm dinheiro suficiente para financiar operações, expandir os negócios e gerar renda para si mesmos. Sem um orçamento ou um plano, uma empresa corre o risco de gastar mais dinheiro do que está recebendo ou, inversamente, de não gastar dinheiro suficiente para expandir e competir.

Introdução a um orçamento

Todo empresário tende a ter um processo, situação ou forma de orçamento um pouco diferente. No entanto, existem alguns parâmetros encontrados em quase todos os orçamentos que você pode empregar.

Por exemplo, muitos empresários precisam fazer pagamentos de aluguel ou hipoteca. Eles também têm contas de serviços públicos, despesas com folha de pagamento, despesas com produtos vendidos (matérias-primas), juros e impostos. A questão é que todo proprietário de empresa deve considerar esses itens e quaisquer outros custos especificamente associados à empresa ao montar uma loja ou assumir uma empresa existente.

6 etapas para um melhor orçamento comercial

Com uma empresa que já está em funcionamento, você pode fazer suposições de receita futura com base nas tendências recentes da empresa. Se a empresa for uma startup, você terá que fazer suposições com base em sua área geográfica, horário de funcionamento e pesquisando outras empresas locais. Os proprietários de pequenas empresas costumam ter uma idéia do que esperar visitando outras empresas que estão à venda e fazendo perguntas sobre receita semanal e padrões de tráfego.

Depois de pesquisar essas informações, você deve combinar a receita da empresa com as despesas. O objetivo é descobrir como seria uma despesa média semanal com despesas gerais, serviços públicos, mão-de-obra, matérias-primas etc. Com base nessas informações, você poderá estimar ou prever se terá dinheiro extra suficiente para expandir os negócios ou dedicar algum dinheiro à economia. Por outro lado, os proprietários podem perceber que, para ter três funcionários em vez de dois, a empresa terá que gerar mais receita a cada semana.

Essas seis dicas simples ajudarão você a montar um orçamento de alto nível para pequenas empresas:

1. Verifique os padrões da indústria

Nem todas as empresas são iguais, mas existem semelhanças. Portanto, faça algumas tarefas e examine a Internet para obter informações sobre o setor, converse com proprietários de empresas locais, entre na biblioteca local e consulte o site da Receita Federal para ter uma idéia de qual porcentagem da receita que provavelmente será alocada para agrupamentos de custos.

As pequenas empresas podem ser extremamente voláteis, pois são mais suscetíveis a desacelerações do setor do que concorrentes maiores e mais diversificados. Portanto, você só precisa procurar uma média aqui, não detalhes.

2. Faça uma planilha

Antes de comprar ou abrir um negócio, construa uma planilha para estimar qual valor total em dólar e porcentagem de sua receita precisarão ser alocados para matérias-primas e outros custos. É uma boa ideia entrar em contato com qualquer fornecedor com quem você precise trabalhar antes de continuar. Faça o mesmo com aluguel, impostos, seguro (s) etc. (Para obter mais idéias sobre como definir um orçamento, leia "Noções básicas sobre orçamento: como configurar um orçamento").

3. Fator em alguma folga

Lembre-se de que, embora você possa estimar que a empresa irá gerar uma certa taxa de crescimento da receita daqui para frente ou que certas despesas serão fixas ou podem ser controladas, essas são estimativas e não são muito importantes. Por esse motivo, é prudente levar em consideração alguma folga e garantir que você tenha dinheiro mais do que suficiente gasto (ou entrando) antes de expandir os negócios ou contratar novos funcionários.

4. Procure reduzir custos

Se os tempos forem apertados e for preciso encontrar dinheiro em algum lugar para pagar uma fatura crucial, anunciar ou capitalizar uma oportunidade, considere a redução de custos. Especificamente, dê uma olhada nos itens que podem ser controlados em grande parte. Outra dica é esperar para fazer compras até o início de um novo ciclo de faturamento ou aproveitar ao máximo as condições de pagamento oferecidas pelos fornecedores e quaisquer credores. Algumas manobras ponderadas aqui podem fornecer ao proprietário da empresa muito espaço para respiração e expansão.

5. Revise os negócios periodicamente

Enquanto muitas empresas elaboram um orçamento anualmente, os pequenos empresários devem fazê-lo com mais frequência. De fato, muitos proprietários de pequenas empresas planejam apenas um ou dois meses à frente, porque os negócios podem ser bastante voláteis e despesas inesperadas podem eliminar as premissas de receita.

(Para saber mais, consulte "Estabelecendo metas de orçamento".)

6. Compre Serviços / Fornecedores

Não tenha medo de procurar novos fornecedores ou economizar dinheiro em outros serviços que estão sendo executados para o seu negócio. Isso pode e deve ser feito em vários estágios, inclusive na compra ou na inicialização de uma empresa, na definição de orçamentos anuais ou mensais e durante revisões periódicas da empresa.

A linha inferior

O orçamento é um processo fácil, mas essencial, que os empresários usam para prever (e depois combinar) as receitas atuais e futuras com as despesas. O objetivo é garantir que haja dinheiro suficiente para manter os negócios em funcionamento, aumentar os negócios, competir e garantir um sólido fundo de emergência.