Sala de dados virtual (VDR)
Uma sala de dados virtual (VDR), também conhecida como sala de negócios, é um repositório online seguro para armazenamento e distribuição de documentos. Geralmente, é utilizado durante o processo de due diligence anterior a uma fusão ou aquisição para revisar, compartilhar e divulgar a documentação da empresa.
Compreendendo salas de dados virtuais
As salas de dados virtuais substituíram cada vez mais as salas de dados físicas tradicionalmente usadas para divulgar e compartilhar documentos. Com a globalização dos negócios e o aumento do escrutínio para reduzir custos, as salas de dados virtuais são uma alternativa atraente às salas de dados físicas. As salas de dados virtuais são amplamente acessíveis, disponíveis imediatamente e mais seguras. À medida que as preocupações com segurança aumentam e os incidentes com violações aumentam, os provedores de VDR estão desenvolvendo bancos de dados mais sofisticados e confiáveis. Ofertas públicas iniciais (IPOs), operações de auditoria e parcerias ou outras empresas que devem trabalhar em conjunto e compartilhar informações usarão salas de dados virtuais.
Usos de salas de dados virtuais
Os procedimentos de fusões e aquisições (M&A) são o uso mais comum dos VDRs. Esses repositórios fornecem um local para a devida diligência necessária durante a finalização do negócio. Essas transações comerciais envolvem grandes quantidades de documentos, muitos dos quais são confidenciais e contêm informações confidenciais. O uso de um VDR é uma maneira segura e confiável para todas as partes interessadas revisarem e trocarem documentos enquanto se envolvem em negociações.
As empresas costumam trabalhar juntas para produzir e fabricar produtos durante a construção de um edifício e para oferecer serviços. A formação e manutenção dessas relações comerciais requerem contratos e a transmissão frequente de dados. As salas de dados virtuais fornecem o armazenamento desses contratos e disponibilizam documentos prontamente necessários para a continuidade das parcerias comerciais. Como exemplo, as alterações feitas nos projetos de uma estrutura por um engenheiro estão imediatamente disponíveis para todos os contratados envolvidos no projeto.
A auditoria das práticas, conformidade e contas da empresa é uma prática comum em todos os negócios. Esse processo é freqüentemente um problema, pois os trabalhadores precisam interagir com reguladores e reguladores externos. Além disso, hoje muitas empresas têm escritórios em locais remotos e ao redor do mundo em vários fusos horários. O uso de uma sala de dados virtual permite que advogados, contadores, reguladores internos e externos e outras partes interessadas tenham um ponto de acesso centralizado. O fornecimento de um sistema central reduz erros e tempo. Além disso, fornece transparência na comunicação. Dependendo do tipo de auditoria, o nível de acesso e autoridade varia.
Oferecer uma oferta pública inicial (IPO) é uma tarefa assustadora que requer uma quantidade inconcebível de papelada. Como auditorias, a transparência é essencial. As empresas devem criar, trocar, reter e gerenciar grandes volumes de documentos. Devido à natureza da transação, a maioria dos usuários terá acesso restrito, como "somente visualização". A capacidade de copiar, encaminhar ou imprimir pode ser proibida.
Alternativa para um VDR
Embora as salas de dados virtuais ofereçam muitos benefícios, elas não são adequadas para todos os setores. Por exemplo, alguns governos podem optar por continuar usando salas de dados físicas para trocas altamente confidenciais de informações. Os danos de possíveis ataques cibernéticos e violações de dados excedem os benefícios oferecidos pelas salas de dados virtuais. Os resultados de tais eventos podem ser cataclísmicos se as partes ameaçadoras acessarem informações classificadas. Nesses casos, o uso de um VDR não será considerado.
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