O objetivo do formulário W-9

As empresas usam o Formulário W-9 do IRS, Número de Identificação e Certificação de Solicitação de Contribuinte, para obter informações dos fornecedores que contratam como contratados independentes (também chamados de freelancers). Quando uma empresa paga a um contratado US $ 600 ou mais durante um ano fiscal, ela deve relatar esses pagamentos ao Internal Revenue Service (IRS), usando um retorno de informações chamado Formulário 1099-MISC. As empresas usam o nome, endereço e número do Seguro Social ou número de identificação fiscal que os prestadores de serviços fornecem no Formulário W-9 para concluir a devolução dessas informações. Nem o remetente nem o destinatário devem enviar uma cópia ao IRS.

As empresas que contratam contratados independentes não retêm imposto de renda ou pagam impostos do Medicare ou do Seguro Social por seus contratados independentes, como fazem por seus funcionários. Em vez disso, os contratados são responsáveis ​​por essas obrigações. No entanto, o IRS ainda quer saber quanto esses contratantes receberam para garantir o pagamento dos impostos que devem e usa o formulário 1099-MISC para coletar essas informações. As empresas não enviam o formulário W-9 para o IRS.

O Propósito do Formulário W-9

Informações necessárias no formulário W-9

O formulário W-9 solicita o nome do contratante independente, o nome da empresa (se diferente), a entidade comercial (sociedade unipessoal, parceria, corporação C, corporação S, trust / estate, sociedade de responsabilidade limitada ou “outra”) e a identificação fiscal da empresa número (ou número do Seguro Social, para proprietários únicos que não usam um número de identificação fiscal separado).

O formulário W-9 também solicita à pessoa que o preenche para certificar que não está sujeita a retenção na fonte. A maioria dos contribuintes não é, mas se for o caso, a empresa que contrata o contratado independente precisará reter o imposto de renda do pagamento desse contratador a uma taxa fixa de 24% (para os exercícios fiscais de 2018 a 25) e enviá-lo ao IRS.

Como o Formulário W-9 exige a listagem de um número de identificação fiscal ou do CPF, tanto a pessoa que o preenche quanto a empresa que recebe o formulário preenchido devem protegê-lo cuidadosamente durante a transmissão e após o recebimento para proteger contra roubo de identidade.

Quando você não deve preencher um W-9

Um contratado independente que recebe um W-9 inesperado deve hesitar antes de preenchê-lo e pesquisar se o solicitante tem um motivo legítimo para solicitar este formulário. Às vezes, as instituições financeiras usam o formulário W-9 para solicitar informações de um cliente quando ele precisa relatar dividendos ou juros. Tenha cuidado aqui: a instituição financeira provavelmente já deve ter seu número de identificação fiscal a partir de quando você abriu a conta.

Outra situação em que você deve hesitar antes de preencher o Formulário W-9 é se a empresa solicitando que você o faça é seu empregador e você deve ser classificado como empregado, não como contratado independente. A diferença é substancial.

Empregado ou contratado independente?

Se você for um funcionário, seu empregador reterá imposto de renda, reterá e pagará impostos de Seguro Social e Medicare e pagará imposto de desemprego sobre seus salários. Se você é um contratado independente, não será. Isso significa que você será responsável pela participação do empregador nos impostos do Seguro Social e do Medicare e não será elegível para a indenização por desemprego se for demitido.

Um empregador sem escrúpulos ou com dificuldades financeiras pode tentar classificar um funcionário como contratado independente para economizar dinheiro. Se você for classificado como contratado independente, as “economias” tributárias do seu empregador sairão do seu bolso como imposto por conta própria. Você também será responsável pelo cálculo e pelo pagamento dos impostos estimados quatro vezes por ano e pelo preenchimento da programação C ao registrar sua declaração anual de imposto.

Nem sempre é claro se um trabalhador é um funcionário ou contratado independente, mas, em geral, quanto mais controle a empresa tem sobre o que os trabalhadores fazem e como eles fazem, mais provável é que sejam funcionários. Se o seu senso de Aranha começar a formigar quando alguém que o contratou o chama de contratante independente, isso é um bom sinal, e você deve investigar a situação mais a fundo. Comece revendo a discussão do IRS sobre a diferença entre os dois. Se você é um funcionário, deve preencher o Formulário W-4, não o Formulário W-9.

Aqui está um exemplo de quando um empregador pode legitimamente alterar seu status de funcionário para contratado independente. Você é programador de computador e precisa entrar no escritório das 9h às 18h, de segunda a sexta-feira. A empresa fornece sua mesa e seu computador.

A partir do próximo mês, você precisará fornecer seu computador. Você poderá trabalhar em casa ou em qualquer local remoto que desejar e poderá concluir o trabalho a qualquer hora que desejar, desde que suas tarefas sejam concluídas dentro do prazo e você responda a telefonemas e e-mails relacionados ao trabalho a tempo.

Perguntas frequentes sobre o W-9

Como sei se estou sujeito a retenção na fonte?

O IRS enviou uma carta informando que você está sujeito à retenção obrigatória de backup? Isso pode ter acontecido se você não reportou todos os seus juros e dividendos em uma declaração fiscal anterior. Se você não recebeu esta carta e forneceu seu número de identificação fiscal ao solicitante do Formulário W-9, não estará sujeito a retenção na fonte. Se você estiver sujeito a retenção na fonte, risque o item dois na parte dois do Formulário W-9 antes de enviá-lo.

Qual é a maneira mais segura de enviar o formulário W-9?

Se você pode entregar o documento pessoalmente, é ideal. Caso contrário, uma opção é usar um serviço online gratuito para criptografar o Formulário W-9 preenchido e enviá-lo por e-mail com segurança ao solicitante. Você também pode usar um serviço de compartilhamento de arquivos criptografado.

Outra opção é enviá-lo através de um serviço como FedEx, UPS ou serviço postal, embora não haja garantia de que seu formulário não será perdido, roubado ou adulterado em trânsito.

Também não há garantia de que o destinatário armazene o formulário com segurança, mesmo que você o envie com segurança; portanto, você pode perguntar sobre isso com antecedência.

Minha empresa é uma entidade isenta?

Se você é o único proprietário, provavelmente não é. Se for uma empresa, poderia ser, se se qualificar para o status de isenção de imposto de renda.

Eu tenho um número de identificação do empregador (EIN) e um número do Seguro Social. Qual número devo inserir no formulário?

Se você for o único proprietário, poderá inserir um deles. Se sua empresa é uma LLC classificada como corporação ou parceria, use o EIN da entidade. Se sua empresa é uma LLC de membro único que é uma entidade desconsiderada, insira seu SSN ou EIN (não o EIN da entidade).

Posso me recusar a preencher o formulário W-9?

Certo. Se você recusar em resposta a uma solicitação legítima, seu cliente reterá impostos de seu pagamento a uma taxa de 24%. O departamento de contabilidade também pode achar uma dor para você e dizer ao seu contato para se recusar a fazer mais negócios com você. As empresas têm uma forte obrigação do IRS de obter um Formulário W-9 preenchido de quem pagam US $ 600 ou mais durante o ano. O não cumprimento pode resultar em multas.

Porém, se você acha que a pessoa que solicita o formulário não pode solicitá-lo, a recusa é provavelmente uma boa ideia. Se estiver preocupado, pergunte a um profissional do imposto o que você deve fazer.

Além de um cliente, quem pode me pedir para preencher o Formulário W-9?

Um banco, uma corretora, uma instituição de empréstimo que cancelou uma dívida que você deve ou o emissor de um prêmio que você ganhou, todos podem pedir. Se você é um convidado de “Ellen” durante a promoção “12 Dias de Ofertas” e os produtores de talk shows pedem que você preencha um W-9 antes de sair, é seguro assumir que a solicitação é legítima. Se você receber um e-mail dizendo que ganhou um prêmio por um concurso no qual não se lembra de participar, talvez não queira dar um W-9 a essa pessoa.

Cuidado com os golpes de phishing W-9. Se você receber uma solicitação de e-mail para um Formulário W-9 e não tiver certeza de que é legítimo, entre em contato com o suposto remetente por telefone (e não use nenhum número de telefone no e-mail suspeito) para perguntar se a solicitação é válida. Os invasores são sofisticados e podem fazer com que uma mensagem pareça ter saído do seu banco ou mesmo do seu cliente. E se você receber um email do IRS, é definitivamente uma tentativa de phishing, e você deve encaminhar o email para O IRS não inicia o contato com os contribuintes por email.

A linha inferior

Os formulários W-9 são para contratados independentes, também chamados de freelancers. É importante preencher o formulário corretamente - mas apenas se você tiver certeza de que é o formulário certo a ser enviado e a solicitação é legítima.