Fatura
Uma fatura é um documento comercial que especifica e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. Se bens ou serviços foram comprados a crédito, a fatura geralmente especifica os termos do acordo e fornece informações sobre os métodos de pagamento disponíveis. Os tipos de faturas podem incluir recibo, nota fiscal, nota de débito ou fatura.
As empresas podem optar por simplesmente enviar um extrato de final de mês como fatura para todas as transações pendentes. Se for esse o caso, o extrato deve indicar que nenhuma fatura subsequente será enviada. Historicamente, as faturas são registradas em papel, geralmente com várias cópias geradas para que o comprador e o vendedor tenham um registro da transação para seus próprios registros. Atualmente, as faturas geradas por computador são bastante comuns. Eles podem ser impressos em papel sob demanda ou enviados por email para as partes de uma transação. Os registros eletrônicos também permitem uma pesquisa e classificação mais fáceis de transações específicas ou datas específicas.
Uma fatura pró-forma é um contrato vinculativo, embora os termos de venda estejam sujeitos a alterações.
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O básico de uma fatura
Uma fatura deve declarar que é uma fatura na face da fatura. Geralmente, ele possui um identificador exclusivo chamado número da fatura, útil para referência interna e externa. Uma fatura normalmente contém informações de contato do vendedor ou provedor de serviços, caso haja um erro relacionado ao faturamento.
As condições de pagamento podem estar descritas na fatura, bem como as informações relacionadas a quaisquer descontos, detalhes de pagamento antecipado ou encargos financeiros avaliados por pagamentos em atraso. Ele também apresenta o custo unitário de um item, o total de unidades compradas, frete, manuseio, transporte e encargos tributários associados e descreve o valor total devido.
Uma fatura pro forma é uma nota fiscal de venda enviada aos compradores antes de uma remessa ou entrega de mercadorias. A fatura normalmente descreve os itens comprados e outras informações importantes, como o peso e as despesas de transporte. As faturas pro forma geralmente entram em jogo com transações internacionais, especialmente para fins alfandegários de importação.
Você sempre deve manter uma cópia de suas faturas e recibos, tanto em papel quanto em formato eletrônico, para fins fiscais.
A importância da data da fatura
A data da fatura representa a data oficial em que as mercadorias foram faturadas e a transação oficialmente registrada. Portanto, a data da fatura possui informações essenciais sobre o pagamento, pois determina a duração do crédito e a data de vencimento da fatura. Isso é especialmente crucial para entidades que oferecem crédito, como 30 líquidas. A data de vencimento real da fatura geralmente é de 30 dias após a data da fatura.
Faturamento eletrônico
Desde o advento da era dos computadores, as pessoas e as empresas acharam mais fácil contar com o faturamento eletrônico como uma alternativa aos documentos em papel. O faturamento eletrônico, ou faturamento eletrônico, é uma forma de faturamento eletrônico para gerar, armazenar e monitorar documentos relacionados à transação entre as partes e garantir que os termos de seus contratos sejam cumpridos.
Esses documentos eletrônicos podem incluir faturas e recibos, pedidos de compra, notas de débito e crédito, condições e instruções de pagamento e guias de remessa. As faturas digitais são normalmente enviadas por e-mail, página da web ou aplicativo. As vantagens incluem o seguinte:
- Permanência e resistência a danos físicos
- Facilidade de pesquisar e classificar nomes, termos ou datas específicos
- Maior auditabilidade
- A capacidade de imprimir ou reproduzir sob demanda
- A capacidade de coleta de dados e inteligência de negócios
- Redução do uso de papel
O faturamento eletrônico inclui várias tecnologias e opções de entrada e é usado como um termo geral para descrever qualquer método pelo qual uma fatura é apresentada eletronicamente a um cliente para pagamento. Vários padrões de faturamento eletrônico, como EDIFACT e UBL, foram desenvolvidos em todo o mundo para facilitar a adoção e a eficiência.
Principais Takeaways
- Uma fatura é um documento comercial que especifica e registra uma transação entre um comprador e um vendedor.
- Um recibo em papel de uma loja é uma fatura comum do consumidor.
- As faturas são um elemento crítico dos controles e auditorias internas da contabilidade. As cobranças em uma fatura devem ser aprovadas pelo pessoal de gerenciamento responsável.
- As faturas geralmente descrevem as condições de pagamento, custos unitários, remessa, manuseio e outros termos descritos durante a transação.
- As faturas podem estar em papel, mas as faturas eletrônicas se tornaram muito mais comuns.
Faturas e contas a pagar
As faturas rastreiam a venda de um produto para fins de controle de estoque, contabilidade e impostos. Muitas empresas enviam o produto e esperam o pagamento em uma data posterior; portanto, o valor total devido se torna uma conta a pagar pelo comprador e uma conta a receber pelo vendedor.
As faturas modernas são transmitidas eletronicamente, em vez de serem baseadas em papel. Se uma fatura for perdida, o comprador poderá solicitar uma cópia ao vendedor. O uso de uma fatura representa a presença de crédito, pois o vendedor enviou um produto ou prestou um serviço sem receber dinheiro antecipadamente.
As faturas são diferentes dos pedidos, criados antes de um cliente solicitar um bem ou serviço.
Faturas e controles internos
As faturas são um elemento crítico dos controles internos contábeis. As cobranças em uma fatura devem ser aprovadas pelo pessoal de gerenciamento responsável. Como alternativa, uma fatura é correspondida a um pedido de compra e, após reconciliar as informações, o pagamento é feito para transações aprovadas. Uma empresa de auditoria garante que as faturas sejam inseridas no período contábil apropriado ao testar o corte de despesas.
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