Como formar uma associação de proprietários

As Associações de Proprietários de Casa (HOAs) gerenciam questões que afetam toda a comunidade, como segurança e proteção, falta de manutenção da propriedade, incômodos locais ou a prestação de serviços não atendidos pelo governo local. Os HOAs também podem ser uma fonte de grandes conflitos por causa do poder que exercem sobre os proprietários.

HOAs são geralmente formados por desenvolvedores quando uma nova comunidade é construída. Como condição para adquirir propriedades em muitas comunidades, os compradores devem ingressar no HOA. Como resultado, muitas pessoas acabam ingressando nos HOAs sem entender verdadeiramente o que são ou como trabalham, apenas porque se apaixonam por uma casa em particular.

Crescimento em HOAs

As associações de proprietários de imóveis (HOAs) tornaram-se cada vez mais prevalentes. Ao falar sobre esse crescimento explosivo na formação de condomínios, associações de proprietários e professor de políticas públicas de cooperativas, Robert H. Nelson, afirma:

Em 1970, representava apenas cerca de 1% da habitação nos EUA. Em 2010, no entanto, havia mais de 300.000 associações comunitárias abrigando mais de 60 milhões de americanos, 20% da população dos EUA ... Entre 1980 e 2000, metade das novas moradias nos Estados Unidos foram construídas e organizadas sob a governança privada de uma associação comunitária.

Aprenda leis locais sobre HOAs

Os códigos de propriedade do estado estabelecem as diretrizes legais para o estabelecimento de uma associação de proprietários. No Texas, por exemplo, o capítulo 204 do código de propriedade diz que um comitê de três pessoas deve formar-se para solicitar a formação de uma associação de proprietários (POA). O comitê deve registrar uma notificação oficial por escrito de que pretende criar um POA com associação obrigatória. Todos os proprietários de registros em uma subdivisão devem ser notificados e os proprietários de pelo menos 60% da propriedade devem assinar e aprovar a petição dentro de um ano. Quando o POA existe, ele pode criar restrições por meio de um processo de petição separado que requer a aprovação dos proprietários de pelo menos 75% das propriedades da subdivisão.

Estabelecendo o HOA

O processo para estabelecer um HOA depende de onde o HOA está localizado, mas as etapas a seguir provavelmente serão necessárias.

1. Estabelecendo uma estrutura de negócios, formando uma LLC ou corporação sem fins lucrativos
2. Criação de convênios, condições e restrições (CC&R) que descrevem como o HOA funcionará e quais regras os proprietários de imóveis devem cumprir
3. Estabelecendo um procedimento para futuras modificações dos CC & Rs
4. Escrever regras e regulamentos que colocam os CC&R em um idioma fácil de entender para os moradores da comunidade
5. Elaboração de documentos regulamentares, como estatutos e estatutos (que descrevem a frequência das reuniões, as diretrizes de votação, a eleição dos líderes do HOA e outros procedimentos operacionais)
6. Eleger oficiais / membros do conselho qualificados (o tesoureiro realmente precisa entender como guardar livros e administrar dinheiro, por exemplo)

Se as pessoas que estabelecem o HOA não são especialistas em direito imobiliário, contratar um advogado com experiência em HOA seria uma decisão acertada nesse estágio. O HOA não poderá aplicar suas regras se elas forem contestadas e consideradas não legais. Um bom advogado também pode apontar questões importantes que os líderes do HOA devem prestar atenção, como leis justas sobre a habitação, para evitar problemas legais quando a associação estiver em funcionamento. Os regulamentos federais, estaduais e do governo local têm precedência sobre as regras do HOA.

(Para leitura relacionada, consulte: Como escolher o advogado certo .)

Proteger o HOA

Os oficiais e o conselho de administração são responsáveis ​​por administrar e supervisionar o HOA. Junto com esse alto nível de responsabilidade, surge um alto nível de risco. O HOA precisa de uma maneira de se proteger se um proprietário decidir processar.

Por que um proprietário pode processar? Em Elk Grove, Califórnia, um morador processou seu HOA por causa das mudanças sugeridas nas regras de estacionamento do bairro. Um homem de Houston, Texas, processou seu HOA porque queria que ele removesse as grades de sua casa, apesar da alta taxa de criminalidade na área. Uma organização habitacional justa processou uma associação de condomínio na Flórida por se recusar a permitir que as crianças vivam no edifício. Um membro do conselho pode ser processado por violar seu dever fiduciário em relação aos residentes do HOA e pode ser responsabilizado pessoalmente.

O seguro de diretores e executivos oferece proteção financeira às pessoas que administram o HOA. Abrange tanto os custos de defesa jurídica quanto os danos. No entanto, não cobre má conduta intencional. O seguro contra roubo de funcionários pode proteger a associação se um diretor, oficial ou gerente de propriedade desviar fundos da HOA.

Mantenha registros financeiros sólidos

Um HOA precisa de dinheiro para funcionar, e esse dinheiro vem dos moradores da comunidade. Parte do dinheiro financia a administração do HOA (por exemplo, serviços jurídicos, contábeis e de administração), mas a maior parte do dinheiro é destinada à manutenção de áreas comuns. Pode pagar por serviços de paisagismo, manutenção de piscinas e até coleta de lixo. Uma parte do dinheiro é gasta todo mês e o restante é reservado em um fundo de reserva. Às vezes, surge uma despesa importante que não pode ser paga pelo fundo de reserva do HOA. Nesse caso, o HOA exigirá que os residentes paguem uma taxa extra chamada avaliação especial.

Um novo HOA precisará realizar uma análise de financiamento e elaborar um orçamento para determinar quanto cobrar em taxas mensais do (s) proprietário (s) de cada propriedade. A análise baseia-se em quais despesas serão pagas pelos membros da comunidade, quanto custarão, quanto será alocado ao fundo de reserva e a porcentagem da propriedade da comunidade pertencente a cada residente. Além disso, o fundo de reserva deve ser gerenciado e investido para manter o HOA financeiramente sólido (por exemplo, o valor do fundo deve ser preservado contra a inflação).

Mantenha os proprietários informados

Como membros da comunidade que pagam quotas e são afetados pelas decisões do HOA, os residentes devem ser mantidos informados das atividades do HOA e de quaisquer problemas que afetem a comunidade. Os HOAs devem realizar reuniões regulares e notificar os residentes com antecedência suficiente para que todos tenham a oportunidade de participar. Eles também devem realizar eleições para diretores e oficiais e garantir que todos tenham a oportunidade de votar. Um boletim informativo da comunidade, e-mail e / ou site também pode ajudar a manter os proprietários informados.

Os oficiais e diretores do HOA devem manter registros detalhados de suas atividades, como atas das reuniões da comunidade. As associações devem divulgar informações financeiras importantes aos membros da comunidade regularmente. Os membros devem estar cientes de seus direitos de visualizar os registros HOA e receber acesso mediante solicitação.

(Para mais informações, consulte: Lidando com o seu condomínio .)

Acompanhamento de reclamações

HOAs são comunidades baseadas em regras; portanto, de tempos em tempos, eles devem impor regras que os membros da comunidade estão violando. Os HOAs também devem lidar com reclamações dos residentes sobre as regras existentes de que não gostam ou que consideram que devem ser adicionadas para resolver um problema em andamento.

Os HOAs devem aplicar regras de maneira rápida e consistente. Os proprietários que se recusarem a cumprir devem ser multados. Se um proprietário se recusar a cumprir, o HOA pode precisar enviar a conta para coleções ou processar o proprietário. Os HOAs devem evitar a aplicação seletiva - em outras palavras, eles não devem ser os favoritos dos líderes do HOA ou dos residentes da comunidade de quem são amigos. Comportamento tendencioso pode levar a uma ação judicial.

A contratação de uma empresa de gestão profissional pode reduzir a carga sobre os oficiais e diretores de um HOA e eliminar uma fonte potencial de conflito entre os líderes do HOA e outros membros da comunidade. A empresa de gerenciamento pode assumir grande parte do trabalho administrativo e lidar com desagradáveis, como impor regras e cobrar taxas. Ele também pode usar sua experiência em gerenciamento de propriedades para garantir o bom funcionamento da comunidade e evitar erros que oficiais e diretores inexperientes possam cometer. No entanto, a gerência profissional custa dinheiro, o que significa que as taxas mensais do HOA dos proprietários serão mais altas.

O pior cenário para a aplicação da regra envolve a exclusão de propriedades de um proprietário por falta de pagamento de taxas ou avaliações especiais. Essa medida extrema pode criar uma situação controversa entre o proprietário e o HOA. As execuções duma hipoteca também reduzem os valores das propriedades, o que não é bom para os outros moradores do bairro.

Reuniões da comunidade anfitriã

Os HOAs podem ser estritamente sobre negócios, mas não precisam ser. Uma atividade divertida ocasional permite que os membros do HOA se conheçam de maneira amigável e social, não apenas no cenário potencialmente adverso de uma reunião do HOA. Se os vizinhos se conhecem pessoalmente, a comunidade pode ser um lugar mais agradável para se viver e os conflitos podem ser mais fáceis de resolver.

A linha inferior

A formação e o gerenciamento de uma associação de proprietários de imóveis é uma tarefa enorme, com responsabilidades significativas e implicações importantes. Se você está pensando em comprar um imóvel em um HOA, entenda o que está fazendo antes de comprar.

(Para mais informações, consulte: 9 coisas que você precisa saber sobre as associações de proprietários de casas .)