Despesas administrativas
Despesas administrativas são as despesas em que uma organização incorre, não diretamente ligada a uma função específica, como manufatura, produção ou vendas. Essas despesas estão relacionadas à organização como um todo, em oposição a um departamento ou unidade de negócios individual. Os salários dos executivos seniores e os custos associados aos serviços gerais, como contabilidade e tecnologia da informação (TI), são exemplos de despesas administrativas. Eles tendem a não estar relacionados às margens brutas.
Principais Takeaways
- Despesas administrativas são custos incorridos por uma empresa que não estão diretamente relacionados a uma função comercial específica.
- Algum nível de despesas administrativas sempre será incorrido como parte necessária das operações.
- As despesas administrativas são frequentemente as primeiras identificadas durante os cortes no orçamento, porque não têm impacto direto na principal função comercial da empresa.
- A administração pode alocar despesas administrativas para unidades ou departamentos de negócios com base em uma porcentagem da receita, despesa ou outras medidas.
Entendendo as despesas administrativas
Na demonstração do resultado, as despesas administrativas são listadas abaixo do custo dos produtos vendidos e podem ser mostradas como um agregado a outras despesas, como despesas gerais ou de vendas. As despesas administrativas são necessárias para a operação básica de uma entidade. Essas despesas são vitais para o sucesso de uma empresa, pois são incorridas para aumentar a eficiência ou cumprir as leis e regulamentos.
Uma parte das despesas administrativas é tipicamente fixa por natureza, à medida que são incorridas como parte da base das operações comerciais. Essas despesas existiriam independentemente do nível de produção ou vendas que ocorrerem. Outras despesas administrativas são semi-variáveis. Por exemplo, algum nível mínimo de eletricidade sempre será usado por uma empresa apenas para manter as luzes acesas e as máquinas necessárias funcionando. Além desse ponto, medidas podem ser tomadas para reduzir os custos de eletricidade.
Como as despesas administrativas podem ser eliminadas sem impacto direto no produto que está sendo vendido ou produzido, elas geralmente são as primeiras despesas identificadas para cortes no orçamento. Há forte motivação da administração para manter baixas despesas administrativas em relação a outras despesas, pois uma organização pode utilizar a alavancagem de maneira mais eficaz com custos administrativos mais baixos. Uma entidade pode utilizar a relação vendas / administração para medir a parcela da receita de vendas atribuível à cobertura dos custos administrativos.
Despesas administrativas razoáveis, comuns e necessárias para operações comerciais podem ser deduzidas na declaração de imposto de renda da empresa. Essas despesas devem ser deduzidas no ano em que foram incorridas e devem ter sido usadas durante o curso normal dos negócios.
Exemplos de despesas administrativas
Salários e benefícios para determinados funcionários, como os departamentos de contabilidade e TI, são considerados despesas administrativas. Todas as remunerações e benefícios executivos também são considerados uma despesa administrativa. Aluguel de imóveis, seguros, assinaturas, serviços públicos e material de escritório podem ser classificados como despesa geral ou administrativa.
Dependendo do ativo que está sendo depreciado, as despesas de depreciação podem ser classificadas como despesas gerais, administrativas ou de venda. As organizações também podem optar por incluir honorários de consultoria e honorários legais como despesa administrativa. Os custos de pesquisa e desenvolvimento não são considerados despesas administrativas.
Para visualizar os custos totais associados à execução de determinadas unidades de negócios, uma empresa pode alocar suas despesas administrativas para cada unidade de negócios com base em uma porcentagem da receita, despesa, metragem quadrada ou outra medida. Internamente para a empresa, isso permite que a gerência tome decisões sobre a expansão ou redução de unidades de negócios individuais.
Por exemplo, se a conta total de eletricidade da XYZ Company for US $ 4.000 por mês e a empresa registrar a conta de energia elétrica como despesa administrativa, ela poderá alocar os custos de eletricidade para departamentos individuais com base na metragem quadrada. Suponha que a instalação de produção tenha 2.000 pés quadrados, a fabricação seja 1.500 pés quadrados, a contabilidade seja 500 pés quadrados e as vendas sejam 500 pés quadrados. A metragem quadrada total é de 4.500, portanto a conta de energia elétrica pode ser alocada para cada departamento da seguinte maneira: produção $ 1.777, 78 (2.000 / 4.500 * $ 4.000), fabricação $ 1.333, 33 (1.500 / 4.500 * $ 4.000) e contabilidade e vendas recebem $ 444, 44 (500 / 4.500 * $ 4.000).
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