Entendendo 'Per Diem'

A tarifa "diária" é uma quantia fixa de reembolso paga aos funcionários por acomodações diárias, refeições e despesas acessórias incorridas durante viagens relacionadas a negócios. As tarifas são definidas anualmente pela Administração de Serviços Gerais (GSA) para destinos nos EUA continentais; taxas não estrangeiras (por exemplo, Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) são definidas pelo Departamento de Defesa e taxas externas (em qualquer lugar fora dos EUA e seus territórios) são estabelecidas pelo Departamento de Estado.

Se você viaja a negócios ou tem funcionários que viajam, é importante entender a diária, que oferece uma alternativa ao reembolso com base em registros detalhados de despesas e requer uma contabilidade menos elaborada. Aqui, respondemos a perguntas que você possa ter sobre diárias, como funciona e o que envolve impostos.

O que cobre o Di Diem?

O GSA divide as taxas diárias em duas categorias:

• Refeições e despesas acessórias (M&IE)
• Alojamento

Refeições e Despesas Acidentais

A categoria de refeições e despesas acessórias (M&IE) abrange todas as refeições (café da manhã, almoço e jantar), serviço de quarto, lavanderia, lavagem a seco, prensagem de roupas e taxas e dicas para as pessoas que prestam serviços, como servidores de alimentos e malas transportadoras. As taxas diárias das refeições variam de acordo com o local e são categorizadas em seis níveis.

As principais cidades normalmente têm o nível máximo diário de US $ 76 (para o ano fiscal de 2019); cidades menores que realizam viagens substanciais relacionadas a negócios têm diárias que variam entre os níveis 2 e 5 (US $ 56 a US $ 71). As áreas que normalmente não são visitadas por viajantes de negócios terão a taxa mínima de US $ 55.

Despesas de Hospedagem

A categoria de hospedagem abrange acomodações para dormidas, como hotéis, motéis, pousadas, resorts e apartamentos. Uma taxa diária separada é definida para M&IE e hospedagem para cada local. Por exemplo, para o ano fiscal de 2019, as taxas diárias de Atlanta variam entre US $ 152 e US $ 159 para hospedagem e US $ 66 para M&IE. Para Chicago, as taxas de hospedagem variam entre US $ 131 e US $ 223, dependendo do mês, e o M&IE por diária é de US $ 76.

Por que as tarifas diferem por local

As taxas diárias são baseadas no custo de vida de uma área. As taxas diárias nas grandes cidades, como Chicago, Nova York e Los Angeles, são mais altas do que as áreas não metropolitanas porque os bens e serviços nas cidades maiores geralmente são mais caros. As taxas de hospedagem também podem variar por mês em resposta à oferta e demanda. A maior diária de hospedagem na cidade de Nova York, por exemplo, coincide com o outono, a estação que mais atrai turistas e viajantes a negócios. As taxas diárias são atualizadas anualmente e entram em vigor em 1º de outubro, o primeiro dia do ano fiscal do governo federal.

Como encontrar tarifas para cada local

Peça taxas específicas ao departamento de Recursos Humanos ou Contabilidade do seu empregador ou procure as informações no site da GSA, onde você pode pesquisar por cidade, estado ou CEP do ano fiscal atual (1º de outubro a 30 de setembro). Se você deseja visualizar o próximo ano fiscal ou qualquer outro ano desde 1997, pesquise por estado e selecione o ano apropriado no menu suspenso. Clique em “Encontrar tarifas diárias” para visualizar os resultados, que são divididos por destino principal, município, hospedagem máxima por mês e refeições e despesas acessórias (M&IE).

Se você procurar uma área que não seja coberta pelas tabelas do GSA (por exemplo, Havaí, que não faz parte dos EUA continentais), serão exibidos dois links que o direcionarão ao site apropriado: o Departamento de Defesa para estrangeiros viagens (Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) e o Departamento de Estado para todos os destinos estrangeiros.

A taxa padrão diária

Uma taxa padrão de US $ 55 por dia para M&IE e uma taxa padrão de US $ 94 por diária para hospedagem (o ano fiscal de 2019) se aplica a qualquer local que não tenha uma taxa especificada nas tabelas GSA. Isso vale para todos os estados dos EUA continentais.

Uso de taxas GSA pelo empregador

Embora a maioria das empresas use as taxas diárias definidas pelo GSA, elas podem usar métodos alternativos de reembolso. Por exemplo, os empregadores podem usar o método IRS alto-baixo, que estabelece uma taxa fixa por dia para locais de alto custo (por exemplo, Nova York, Chicago e Distrito de Columbia) e uma taxa fixa para todos os outros locais. Para viagens a partir de 1º de outubro de 2018, a tarifa é de US $ 287 (US $ 71 se apenas M&IE) para viagens a qualquer área de alto custo e US $ 195 (US $ 60 M&IE) para viagens para qualquer outro local nos EUA continentais.

Impostos sobre reembolsos diários

Os pagamentos diários não são considerados salários - e, portanto, não tributáveis ​​- desde que atendam a certas condições. Você estará sujeito a impostos se alguma das seguintes situações for verdadeira

• O pagamento é superior à taxa federal permitida diária
• Você não registrou um relatório de despesas com seu empregador
• Seu relatório de despesas não incluiu a data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa
• Seu empregador lhe deu uma diária e não exigiu um relatório de despesas.

Se qualquer uma das situações acima for verdadeira, o seu per diem será considerado salário e estará sujeito a retenção na fonte e impostos sobre os salários. O valor será informado pelo seu empregador no formulário W-2. Se o seu per diem estiver acima da taxa federal permitida, apenas o valor excedente será considerado salário.

Para comprovar sua viagem e despesas relacionadas, você deverá manter um registro que inclua os dias em que viajou para negócios, para onde foi e o objetivo comercial da viagem. Nota: se a sua viagem relacionada a negócios durar mais de um ano em um local - mesmo que envolva duas ou mais tarefas separadas - você poderá não ser elegível para isenção de impostos de acordo com as regras de diárias. Para evitar conseqüências fiscais desfavoráveis, consulte seu consultor tributário antes de iniciar uma viagem de negócios prolongada.

Per Diem como alternativa salarial

Como os pagamentos diários não são tributáveis, algumas pessoas podem fazer a pergunta: "Posso aceitar um salário mais baixo com uma diária em vez de um salário mais alto sem uma diária?" A resposta é "não". As políticas diárias não podem ser criadas de uma maneira que permita que o que deve ser pago seja rotulado como outra coisa - nesse caso, diárias.

A linha inferior

Os pagamentos diários fornecem reembolso aos funcionários que viajam para fins comerciais. As tarifas variam de acordo com o local e a época do ano e são divididas em duas categorias: hospedagem, alimentação e despesas acessórias (M&IE ) Desde que seus pagamentos não excedam a taxa federal federal diária máxima, eles não são tributáveis; se os pagamentos diários excederem os limites federais, qualquer excesso será tributado como renda ordinária.

As taxas diárias podem mudar anualmente e as leis tributárias diárias podem ser complicadas. Consulte um especialista tributário qualificado se tiver dúvidas ou preocupações sobre a política de diárias da sua empresa.