Dicas de gerenciamento de tempo para profissionais financeiros

O mundo das finanças evoluiu para um local de trabalho altamente competitivo. Embora haja apenas 24 horas em um único dia, como diz o ditado, tempo é dinheiro. Portanto, o gerenciamento eficaz do tempo é uma vantagem competitiva para qualquer profissional de finanças que procura se tornar mais produtivo e aumentar o tempo de qualidade fora do trabalho.

No entanto, existem muitas distrações que podem mantê-lo no trabalho por mais tempo do que o necessário. Continue lendo para aprender sobre alguns desses desperdiçadores de tempo comuns e descubra várias dicas de gerenciamento de tempo que farão com que você faça mais trabalho em menos tempo.

O buraco negro

Existem vários desperdiçadores de tempo que podem reduzir a produtividade. Por exemplo, os profissionais de finanças são perpetuamente tentados a realizar várias tarefas. Suponha que você seja um consultor e, entre as 8h30 e as 10h de quarta-feira de manhã, consiga realizar o seguinte:

• Você trabalha em uma planilha,
• Mas pare depois de ser interrompido por duas novas mensagens de email,
• Em seguida, envie seis e-mails seguidos,
• Em seguida, verifique as fotos de casamento de um amigo da faculdade no Instagram,
• Em seguida, aceite um convite de apresentação social da empresa por meio de uma mensagem do Slack,
• Antes de atender duas chamadas inesperadas de clientes em potencial e
• Por fim, você é forçado a desligar abruptamente quando seu gerente passa para lembrá-lo de que você está cinco minutos atrasado para a reunião da equipe.

Isso soa como uma manhã típica para você? Nesse caso, e principalmente se você trabalha em um ambiente corporativo impiedoso, como uma empresa de private equity ou um banco de investimentos, provavelmente está no nível de menor desempenho em comparação com seus colegas.

Daqui a cinco ou dez anos, ninguém se lembrará, se importará ou promoverá você por todo o trabalho ocupado que você realizou. O mundo teria se importado se Thomas Jefferson terminasse muito a baralhar de papel, mas nunca ajudasse a escrever a Declaração de Independência? O mesmo se aplica ao seu trabalho - sua organização valoriza o trabalho e as obras de arte necessárias, e não o trabalho ocupado.

Planejamento

Todo domingo à tarde, termine a lista de tarefas a realizar na próxima semana, de preferência usando um aplicativo ou serviço da web que seja sincronizado com todos os seus dispositivos. Destaque os itens que são absolutamente críticos para o seu sucesso no trabalho e na sua vida pessoal. Os que não estão destacados são provavelmente coisas que você pode delegar, atrasar ou evitar completamente.

Em finanças, os produtos essenciais incluem relatórios ou pesquisas que precisam ser precisas e enviadas antes de um prazo. Sua organização será atendida melhor se você se concentrar em melhorar a qualidade desses relatórios, em vez de apenas fazer um trabalho decente neles, para que você possa liberar tempo para itens não essenciais (como responder a e-mails de baixa prioridade ou participar de uma longa reunião com vento).

Da mesma forma, dez minutos antes de sair do trabalho todos os dias, termine de listar os itens de ação do dia seguinte e os numere em ordem de importância e prioridade. Novamente, pergunte a si mesmo todas as coisas que você realmente não precisa fazer - as que não atendem a um certo limite de produtividade.

(Além disso, consulte Encontre seu nicho no setor financeiro.)

Multitarefa

O sucesso nas finanças se resume à capacidade de sempre entregar resultados críticos e imediatos. Quais são as informações e pontos de dados cruciais em que seus gerentes financeiros confiam? O que você pode entregar para ajudar sua organização e / ou seus clientes a vencer? Envolve a apresentação oportuna de um relatório de auditoria, cálculos precisos do valor presente líquido em um projeto proposto ou a garantia de que as fórmulas no Excel levem a totais agregados adequados?

No final do dia, ninguém se importa com todos os e-mails que você trocou, as reuniões do clube social em que participou ou o arquivamento cronológico de pastas em seu gabinete. A multitarefa constantemente impede que as pessoas dêem o melhor de suas poucas entregas críticas que seus empregadores realmente esperam deles.

Execute primeiro os itens de ação importantes, difíceis, urgentes e de maior valor. O sucesso nas finanças pode envolver simplicidade nos métodos de como você aborda suas tarefas. Isso pode parecer brutalmente simples para os recém-formados bem-iniciados e não iniciados, mas fazem uma coisa de cada vez e não param até que ela seja concluída. Se suas tarefas estiverem relacionadas a um projeto de longo prazo, divida-o em etapas de curto prazo e termine com antecedência. Como Henry Ford disse: "Nada é particularmente difícil se você o dividir em pequenos trabalhos". Fazer as coisas do início ao fim elimina ineficiências dispendiosas, porque você evitará ter que reiniciar constantemente e recalibrar itens diferentes e não relacionados.

Se você passa três horas por semana em tarefas inúteis, isso soma aproximadamente 150 horas por ano. Seu associado, com algumas mesas, que é mais eficiente e dedica 150 horas a mais por ano, provavelmente desfrutará de algumas promoções e aumentos salariais que outros não receberam.

(Explore os tipos de trabalho no setor financeiro com Opções de carreira financeira para profissionais.)

Caixa de entrada

Sua caixa de entrada é uma grande perda de tempo. Se a maioria dos seus e-mails é irrelevante para as tarefas imediatas em mãos, você esporadicamente está preenchendo o seu dia com informações de lixo.

Para evitar isso:

• Defina horários pré-determinados para verificar seu email e verifique sua caixa de entrada não mais que três ou quatro vezes por dia.
• Crie uma pasta fora do horário de expediente para os emails que você deve acessar, mas que não são urgentes. Essa pasta é particularmente útil para você retornar a solicitações importantes que podem esperar alguns dias úteis antes de receber uma resposta sua.
• Envie apenas os e-mails mais críticos durante o seu dia de trabalho. Embora seja importante manter-se atualizado dentro do seu grupo, grande parte do seu tempo pode ser desperdiçada por colegas inexperientes ou menos disciplinados que inundam sua caixa de entrada com mensagens irrelevantes. Você pode reduzir esses tipos de e-mails não respondendo àqueles que não são relacionados ao trabalho.
• Esvazie sua caixa de entrada antes de sair do trabalho. Você pode fazer isso criando pastas relacionadas ao projeto nas quais é possível estacionar emails relacionados a problemas específicos. Manter sua caixa de entrada vazia economiza tempo, eliminando da sua atenção as mensagens não essenciais. Se houver itens que exijam atenção absoluta nas próximas horas ou no dia seguinte, coloque-os em uma pasta urgente.

Outras dicas para economizar tempo

Acompanhe quanto tempo você realmente perde

Crie uma planilha simples que permita inserir o tempo estimado que você perdeu em assuntos triviais. Faça isso diariamente. Ao desenvolver e manter esse hábito, você estará se treinando para reconhecer assuntos sem importância à medida que os encontrar.

Processar documentos em papel apenas uma vez

Uma vez processados, você pode arquivá-los, enviá-los ou se livrar deles.

Mensagem direta para seus colegas

Andar pelo escritório ou entre departamentos pode custar algumas horas por semana - e sabemos o quanto isso é caro anualmente. A menos que seja um assunto importante ou complicado, o uso de mensagens diretas por meio de um sistema de mensagens corporativo ou serviço da Web aprovado é geralmente uma maneira mais eficiente de obter respostas rápidas para uma variedade de perguntas.

Saiba onde está tudo a qualquer momento

Isso inclui informações eletrônicas e em papel. Se você valoriza seu tempo, não o gaste procurando coisas.

Separe suas tarefas em quatro categorias:

1. Urgente e importante - como relatórios financeiros e contábeis com prazos rigorosos e próximos.

2. Não é urgente e importante - como trabalho em rede dentro do seu grupo financeiro, aulas de treinamento etc.

3. Urgente e não importante - como mensagens esporádicas da sua caixa de entrada e "inscreva-se datas de vencimento" para as reuniões do clube.

4. Não é urgente e não é importante - como conversas de dez minutos pela máquina de venda automática, verificação de futebol de fantasia, etc.

(Obviamente, você deve passar o máximo de seu dia possível na primeira categoria.)

Delegar, Delegar, Delegar

É isso que o separará do grupo à medida que você avança na organização. Lidar com tarefas que somente você pode executar. Ao aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, em breve você receberá relatórios diretos. Atribua tarefas das quais você não precisa se cuidar o máximo possível. Você só deve fazer as coisas que absolutamente exigem sua atenção ou conhecimento.

Não administre sua personalidade

Os profissionais de finanças devem possuir habilidades de gerenciamento de tempo, mas também devem ter relacionamento e boa vontade com colegas internos e com a comunidade externa. Concentrar-se exclusivamente no tempo pode fazer com que você pareça abrasivo, o que deixará muitas pessoas quando estão perto de você, inclusive em ambientes sociais e de desenvolvimento de negócios. Se você não for cuidadoso, sairá por aí pensando que é o guru da gestão do tempo, mas não saberá totalmente o carimbo de "idiota social" em sua testa.

As habilidades de comunicação, liderança e desenvolvimento de negócios são tão importantes quanto as habilidades de gerenciamento de tempo. À medida que os profissionais de finanças avançam em suas carreiras, apenas as habilidades de gerenciamento de tempo não serão mais suficientes para ajudá-los a alcançar o próximo nível (ou seja, o nível executivo).

A linha inferior

Se você valoriza sua vida, valoriza seu tempo. A vida profissional é um subcomponente da imagem geral da sua vida - o nível de contribuição e serviço que você pode oferecer a outras pessoas depende da sua capacidade de aproveitar ao máximo a quantidade finita de tempo alocada a você. Lembre-se: são as coisas importantes que seu empregador espera que você cumpra nessa conta. Seu empregador não se importará muito com tudo o mais, e você também não deve.

(Para mais, leia Eficiência financeira: o guia do analista para gerenciamento de tempo.)