Introdução aos Sistemas de Informação Contábil - AIS

Um sistema de informações contábeis (AIS) é uma estrutura que uma empresa usa para coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e relatar seus dados financeiros para que possam ser usados ​​por contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros (CFOs), auditores, reguladores e órgãos fiscais.

Contadores especialmente treinados trabalham em profundidade com o AIS para garantir o mais alto nível de precisão nas transações financeiras e na manutenção de registros de uma empresa, além de tornar os dados financeiros facilmente disponíveis para aqueles que precisam legitimamente de acesso a eles - mantendo os dados intactos e seguros .

Os sistemas de informações contábeis geralmente consistem em seis componentes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software, infraestrutura de tecnologia da informação e controles internos. Vamos olhar para cada componente em detalhes.

Introdução aos sistemas de informações contábeis

1. Pessoas AIS

As pessoas em um AIS são simplesmente os usuários do sistema. Os profissionais que podem precisar usar o AIS de uma organização incluem contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros e auditores. Um AIS ajuda os diferentes departamentos de uma empresa a trabalharem juntos.

Por exemplo, a gerência pode estabelecer metas de vendas para as quais a equipe pode solicitar a quantidade apropriada de estoque. A ordem do estoque notifica o departamento contábil de um novo pagamento. Quando as vendas são realizadas, os vendedores podem inserir pedidos dos clientes, a contabilidade pode faturar os clientes, o armazém pode montar o pedido, o departamento de expedição pode enviá-lo e o departamento de contabilidade é notificado de um novo recebimento. O departamento de atendimento ao cliente pode rastrear as remessas dos clientes e o sistema pode criar relatórios de vendas para gerenciamento. Os gerentes também podem ver os custos de estoque, os custos de remessa, os custos de fabricação e assim por diante.

Com um AIS bem projetado, todos dentro de uma organização autorizada a fazê-lo podem acessar o mesmo sistema e obter as mesmas informações. Um AIS também simplifica a obtenção de informações para pessoas de fora da organização, quando necessário.

Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, analisando dados de custo, dados de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos de uma empresa, condição financeira e conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX).

O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que o usarão. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar a eficiência.

2. Procedimentos e Instruções

O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos usados ​​para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos são manuais e automatizados. Os dados podem vir de fontes internas (por exemplo, funcionários) e fontes externas (por exemplo, pedidos on-line dos clientes). Os procedimentos e instruções serão codificados no software AIS - eles também devem ser "codificados" nos funcionários por meio de documentação e treinamento. Para serem eficazes, procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente.

3. Dados AIS

Para armazenar informações, um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados, como linguagem de consulta estruturada (SQL), uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. O AIS também precisará de várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades de diferentes usuários e vários tipos de informações.

Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às práticas de negócios da organização. Quaisquer dados comerciais que afetem as finanças da empresa devem entrar em um AIS.

O tipo de dados incluído em um AIS dependerá da natureza do negócio, mas pode consistir no seguinte:

• ordens de venda
• extratos de cobrança do cliente
• relatórios de análise de vendas
• requisições de compra
• faturas de fornecedor
• verificar registros
• contabilidade geral
• dados de inventário
• informações da folha de pagamento
• cronometragem
• informação de impostos

Esses dados podem ser usados ​​para preparar demonstrações e relatórios contábeis, como vencimento de contas a receber, cronogramas de depreciação / amortização, balancete, ganhos e perdas e assim por diante. Ter todos esses dados em um único local - no AIS - facilita as atividades de manutenção de registros, relatórios, análises, auditoria e tomada de decisões de uma empresa. Para que os dados sejam úteis, eles devem estar completos, corretos e relevantes.

Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam em um AIS incluem memorandos, correspondência, apresentações e manuais. Esses documentos podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas, excluindo as notas de rodapé padrão, elas não fazem realmente parte dos registros financeiros da empresa.

4. Software AIS

O componente de software de um AIS são os programas de computador usados ​​para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da empresa. Antes de haver computadores, um AIS era um sistema manual em papel, mas hoje a maioria das empresas está usando software de computador como base do AIS. As pequenas empresas podem usar os Quickbooks da Intuit ou a Sage 50 Accounting, mas existem outras. Pequenas e médias empresas podem usar o Business One da SAP. Empresas de médio e grande porte podem usar o Dynamics GP da Microsoft, o MAS 90 ou o MAS 200 do Sage Group, o PeopleSoft da Oracle ou o Epicor Financial Management.

Qualidade, confiabilidade e segurança são os principais componentes de um software AIS eficaz. Os gerentes confiam nas informações que produzem para tomar decisões para a empresa e precisam de informações de alta qualidade para tomar boas decisões.

Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de diferentes tipos de negócios. Se um programa existente não atender às necessidades de uma empresa, o software também poderá ser desenvolvido internamente, com informações substanciais dos usuários finais ou desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a organização. O sistema pode até ser terceirizado para uma empresa especializada.

Para empresas de capital aberto, independentemente do programa de software e das opções de personalização escolhidas pela empresa, os regulamentos da Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isso ocorre porque os regulamentos SOX estabelecem controles internos e procedimentos de auditoria com os quais as empresas públicas devem cumprir.

5. Infraestrutura de TI

A infraestrutura de tecnologia da informação é apenas um nome sofisticado para o hardware usado para operar o sistema de informações contábeis. A maioria desses itens de hardware que uma empresa precisaria ter de qualquer maneira, incluindo computadores, dispositivos móveis, servidores, impressoras, protetores contra surtos, roteadores, mídia de armazenamento e possivelmente fonte de alimentação de backup. Além do custo, os fatores a serem considerados na seleção de hardware incluem velocidade, capacidade de armazenamento e se ele pode ser expandido e atualizado.

Talvez o mais importante seja que o hardware selecionado para um AIS deve ser compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível, mas ideal - um sistema desajeitado será muito menos útil que um sistema veloz. Uma maneira pela qual as empresas podem atender facilmente aos requisitos de compatibilidade de hardware e software é comprando um sistema pronto para uso que inclui o hardware e o software de que a empresa precisa. A compra de um sistema chave na mão significa, teoricamente, que a empresa obterá uma combinação ideal de hardware e software para seu AIS.

Um bom AIS também deve incluir um plano de manutenção, manutenção, substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um plano de descarte de hardware quebrado e desatualizado, para que dados confidenciais sejam completamente destruídos.

6. Controles Internos

Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que ele contém para proteger dados confidenciais. Podem ser tão simples quanto senhas ou tão complexas quanto a identificação biométrica. Um AIS deve ter controles internos para proteger contra acesso não autorizado ao computador e limitar o acesso a usuários autorizados, o que inclui alguns usuários dentro da empresa. Também deve impedir o acesso não autorizado a arquivos por indivíduos que têm permissão para acessar apenas partes selecionadas do sistema.

Um AIS contém informações confidenciais pertencentes não apenas à empresa, mas também a seus funcionários e clientes. Esses dados podem incluir números do Seguro Social, informações sobre salário, números de cartão de crédito e assim por diante. Todos os dados em um AIS devem ser criptografados e o acesso ao sistema deve ser registrado e vigiado. A atividade do sistema também deve ser rastreável.

Um AIS também precisa de controles internos que o protejam contra vírus de computador, hackers e outras ameaças internas e externas à segurança da rede. Também deve ser protegido contra desastres naturais e picos de energia que podem causar perda de dados.

Como um AIS funciona na vida real

Vimos como um AIS bem projetado permite que uma empresa funcione sem problemas no dia-a-dia ou dificulta sua operação se o sistema for mal projetado. O terceiro uso para um AIS é que, quando uma empresa está com problemas, os dados em seu AIS podem ser usados ​​para descobrir a história do que deu errado.

Os casos do WorldCom e do Lehman Brothers fornecem dois exemplos.

Em 2002, os auditores internos da WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper, usaram o AIS da empresa para descobrir US $ 4 bilhões em alocações fraudulentas de despesas e outros lançamentos contábeis. Sua investigação levou ao encerramento do CFO Scott Sullivan, bem como a nova legislação - seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley, que regulamenta os controles e procedimentos financeiros internos das empresas.

Ao investigar as causas do colapso do Lehman, uma revisão de seu AIS e outros sistemas de dados foi um componente essencial, juntamente com a coleta e revisão de documentos, além de entrevistas com testemunhas. A busca pelas causas do fracasso da empresa "exigiu uma extensa investigação e revisão dos sistemas operacionais, comerciais, de valoração, financeiros, contábeis e outros sistemas de dados", de acordo com o relatório do examinador de 2.200 páginas e nove volumes.

Os sistemas do Lehman fornecem um exemplo de como um AIS não deve ser estruturado. O relatório do examinador Anton R. Valukas afirma: "Na época de seu pedido de falência, o Lehman mantinha uma colcha de retalhos de mais de 2.600 sistemas e aplicativos de software ... Muitos dos sistemas do Lehman eram misteriosos, desatualizados ou fora do padrão".

O examinador decidiu concentrar seus esforços nos 96 sistemas que pareciam mais relevantes. Esse exame exigiu treinamento, estudo e tentativa e erro apenas para aprender como usar os sistemas.

O relatório de Valukas também observou: "Os sistemas do Lehman eram altamente interdependentes, mas seus relacionamentos eram difíceis de decifrar e não estavam bem documentados. Foi necessário um esforço extraordinário para desembaraçar esses sistemas para obter as informações necessárias".

(Além disso, confira o Estudo de caso: O colapso do Lehman Brothers. )

A linha inferior

Os seis componentes de um AIS trabalham juntos para ajudar os principais funcionários a coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e relatar seus dados financeiros. Ter um sistema de informações contábeis bem desenvolvido e mantido, eficiente e preciso, é um componente indispensável para um negócio bem-sucedido.

(Saiba como conseguir um emprego neste campo, leia Um Guia para Carreiras em Sistemas de Informação Contábil .)