Como o orçamento funciona para empresas

Um orçamento é uma previsão de receitas e despesas durante um período futuro especificado. Os orçamentos são utilizados por empresas, governos e famílias. Os orçamentos são parte integrante da administração eficiente de uma empresa. O orçamento das empresas serve como um plano de ação para os gerentes, bem como um ponto de comparação no final de um período.

O processo de orçamento para as empresas pode ser desafiador, principalmente se os clientes não pagarem a tempo ou a receita e as vendas forem intermitentes. Existem vários tipos de orçamentos usados ​​pelas empresas, incluindo orçamentos operacionais e master, bem como orçamentos estáticos e flexíveis. Neste artigo, exploramos como as empresas abordam o orçamento e como as empresas lidam com a falta de seus orçamentos.

Principais Takeaways

• Um orçamento é uma previsão de receitas e despesas durante um período especificado. Os orçamentos são parte integrante da administração eficiente de uma empresa.
• Um orçamento estático é um orçamento com números baseados em produtos e insumos planejados para cada uma das divisões da empresa.
• Um orçamento de fluxo de caixa ajuda os gerentes a determinar a quantidade de caixa gerada por uma empresa durante um período.
• Orçamentos flexíveis contêm os resultados reais e são comparados com o orçamento estático da empresa para identificar quaisquer variações.

Como funcionam os orçamentos

Quando a maioria das pessoas pensa em orçamentos, o orçamento familiar vem à mente. Embora o processo orçamentário para as empresas possa se tornar complexo, um orçamento geralmente compara a receita ou o lucro de uma empresa com seus custos ou despesas em um determinado período.

Obviamente, determinar e prever quanto gastar em várias despesas e projetar vendas é apenas parte do processo. Os executivos da empresa também precisam enfrentar uma infinidade de outros fatores, incluindo a projeção de investimentos, que são grandes compras de ativos fixos, como máquinas ou uma nova fábrica.

As empresas também devem planejar suas necessidades de caixa, déficits de receita e o cenário econômico. Independentemente do tipo de negócio, a capacidade de avaliar o desempenho usando orçamentos é fundamental para a saúde financeira geral da empresa.

Tipos de Orçamentos

Abaixo estão alguns dos tipos mais comuns de orçamento que as empresas usam para prever seus números.

Orçamento Mestre

A maioria das empresas começará com um orçamento mestre, que é uma projeção para a empresa como um todo. Orçamentos principais normalmente preveem o ano fiscal inteiro. O orçamento mestre incluirá projeções para itens na demonstração do resultado, no balanço patrimonial e na demonstração do fluxo de caixa. Essas projeções podem incluir receita, despesas, custos operacionais, vendas e despesas de capital.

Orçamento estático

Um orçamento estático é um orçamento com números baseados em produtos e insumos planejados para cada uma das divisões da empresa. Um orçamento estático é geralmente a primeira etapa do orçamento, que determina quanto uma empresa possui e quanto gastará. O orçamento estático analisa despesas fixas, que não são variáveis ​​ou dependem dos volumes de produção e vendas. Por exemplo, o aluguel seria um custo fixo, independentemente do volume de vendas de uma empresa.

Alguns setores, como organizações sem fins lucrativos, recebem doações e subsídios, resultando em um orçamento estático do qual não podem exceder. Outros setores usam orçamentos estáticos como ponto de partida ou número de linha de base, semelhante ao orçamento mestre, e fazem ajustes no final do ano fiscal, se mais ou menos for necessário no orçamento. Ao criar um orçamento estático, os gerentes usam métodos de previsão econômica para determinar números realistas.

Orçamento operacional

O orçamento operacional inclui as despesas e receitas geradas pelas operações comerciais diárias da empresa. O orçamento operacional concentra-se nas despesas operacionais, incluindo o custo dos produtos vendidos (CPV) e a receita ou receita. O CPV é o custo da mão-de-obra direta e dos materiais diretos vinculados à produção.

O orçamento operacional também representa os custos indiretos e administrativos diretamente relacionados à produção de bens e serviços. No entanto, o orçamento operacional não incluiria itens como dispêndios de capital e dívida de longo prazo.

Orçamento de fluxo de caixa

Um orçamento de fluxo de caixa ajuda os gerentes a determinar a quantidade de caixa gerada por uma empresa durante um período. As entradas e saídas de caixa de uma empresa são importantes porque as despesas precisam ser pagas com o caixa gerado. Por exemplo, o monitoramento da cobrança de contas a receber, que é dinheiro devido pelos clientes, pode ajudar as empresas a prever o dinheiro devido em um período específico. A previsão de caixa pode ser desafiadora se os clientes tiverem prazos de 30 dias para pagar uma fatura, mas pagar em 90 dias.

Os orçamentos de fluxo de caixa ajudam a examinar práticas passadas para examinar o que está funcionando e o que não está e fazer ajustes. Por exemplo, uma empresa pode solicitar uma linha de crédito de capital de giro a curto prazo de um banco para garantir que eles recebam dinheiro no caso de um cliente pagar atrasado. Além disso, as empresas podem solicitar opções mais flexíveis para as contas a pagar, que é dinheiro devido aos fornecedores, para ajudar com qualquer necessidade de fluxo de caixa de curto prazo.

Usando um orçamento para avaliar o desempenho

Após o término de um período, a administração deve comparar as previsões do orçamento estático ou mestre ao desempenho da empresa. É nesta fase que as empresas calculam se o orçamento está alinhado com as despesas e receitas planejadas.

Orçamento flexível

Um orçamento flexível é um orçamento que contém números com base na produção real. O orçamento flexível é comparado ao orçamento estático da empresa para identificar quaisquer variações (ou diferenças) entre os gastos previstos e os gastos reais.

Com um orçamento flexível, os valores orçados em dólar (ou seja, custos ou preços de venda) são multiplicados por unidades reais para determinar qual número específico será atribuído a um nível de produção ou vendas. O cálculo produz os custos variáveis ​​totais envolvidos na produção. O segundo componente do orçamento flexível são os custos fixos. Normalmente, os custos fixos não diferem entre orçamentos estáticos e flexíveis.

Como os orçamentos flexíveis usam os números do período atual - vendas, receita e despesas -, eles podem ajudar a criar previsões com base em vários cenários. As empresas podem calcular vários resultados com base em diferentes resultados, como vendas ou unidades produzidas. Orçamentos flexíveis ou variáveis ​​ajudam os gerentes a planejar tanto a produção baixa quanto a alta para ajudar a se preparar, independentemente do resultado.

Variações orçamentárias

Como afirmado anteriormente, podem ocorrer variações entre o orçamento estático e os resultados reais. As duas variações comuns são chamadas de variação flexível de orçamento e variação de volume de vendas.

A variação do orçamento flexível compara o orçamento flexível aos resultados reais para determinar os efeitos que os preços ou custos tiveram nas operações.

A variação do volume de vendas compara o orçamento flexível ao orçamento estático para determinar o efeito que o nível de atividade de vendas de uma empresa teve em suas operações.

A partir desses dois orçamentos, uma empresa pode desenvolver orçamentos flexíveis e estáticos individuais para qualquer elemento de suas operações. As variações são classificadas como favoráveis ​​ou desfavoráveis.

Se a variação do volume de vendas for desfavorável (o orçamento flexível é menor que o orçamento estático), as vendas da empresa (ou a produção com uma variação do volume de produção) serão menos do que o previsto.

Se, no entanto, a variação orçamentária flexível fosse desfavorável, seria o resultado de preços ou custos. Ao saber onde a empresa está aquém ou acima da marca, os gerentes podem avaliar o desempenho da empresa com mais eficiência e usar as descobertas para fazer as alterações necessárias.

Um orçamento flexível pode ajudar as empresas a contabilizar despesas variáveis ​​e fixas, criando um processo mais dinâmico e levando a melhores previsões.

Implementando Orçamentos

Para a maioria das empresas, as despesas aparecem periodicamente. Os orçamentos estáticos geralmente atuam como diretrizes, o que significa que podem ser alterados ou ajustados depois que as variações forem identificadas por meio de um orçamento flexível. Compreendendo os diferentes tipos de orçamento, os gerentes podem obter muitas informações através da análise de variações de orçamento, levando a decisões de negócios mais informadas.