Como as despesas pré-pagas são registradas na demonstração de resultados?
As despesas pagas antecipadamente não são registradas no resultado inicialmente. Em vez disso, as despesas pagas antecipadamente são registradas inicialmente no balanço patrimonial e, em seguida, à medida que o benefício da despesa pré-paga é realizado, ou à medida que a despesa é incorrida, é reconhecido na demonstração do resultado.
Quando uma empresa paga antecipadamente uma despesa, é reconhecida como um ativo pré-pago no balanço patrimonial, com um registro simultâneo que reduz o caixa (ou a conta de pagamento) da empresa no mesmo valor. A maioria das despesas pagas antecipadamente aparece no balanço como um ativo circulante, a menos que a despesa não seja incorrida até depois de 12 meses, o que é uma raridade.
Então, quando a despesa é incorrida, a conta de despesa pré-paga é reduzida pelo valor da despesa e a despesa é reconhecida na demonstração do resultado da empresa no período em que foi incorrida.
O seguro é considerado uma despesa pré-paga?
Uma das formas mais comuns de despesas pré-pagas é o seguro, que geralmente é pago antecipadamente. Por exemplo, a empresa ABC paga um prêmio de US $ 12.000 pelo seguro de responsabilidade civil de conselheiros e diretores para o próximo ano. A empresa paga antecipadamente a apólice e, a cada mês, faz um lançamento de ajuste para contabilizar as despesas de seguro incorridas. A entrada inicial, em que debitamos a conta de despesa pré-paga e creditamos a conta usada para pagar a despesa, gostaria desta:
Depois de um mês, a empresa faz uma entrada de ajuste para o seguro utilizado. A empresa faz um débito na conta de despesa apropriada e credita a conta de despesa pré-paga para reduzir o valor do ativo. O ajuste mensal para a empresa ABC seria de US $ 12.000 dividido por 12 meses, ou US $ 1.000 por mês. A entrada de ajuste no final de cada mês seria exibida da seguinte forma:
Alugar como uma despesa pré-paga ">
As empresas podem pagar antecipadamente o aluguel com meses de antecedência para obter um desconto, ou talvez o proprietário solicite um pré-pagamento, dado o crédito do locatário. De qualquer forma, digamos que a empresa XYZ pague antecipadamente por espaço de escritório com seis meses de antecedência, totalizando US $ 24.000. A entrada inicial é a seguinte:
Então, a cada mês que termina a conta de aluguel pré-pago, que está no balanço patrimonial, é reduzida pelo valor do aluguel mensal, que é de US $ 24.000 dividido por seis meses ou US $ 4.000 por mês. Ao mesmo tempo, a empresa reconhece uma despesa de aluguel de US $ 4.000 na demonstração de resultados. Assim, a entrada de ajuste mensal seria exibida da seguinte forma:
Outras despesas pré-pagas
As despesas adicionais pelas quais uma empresa pode pagar antecipadamente incluem juros e impostos. Os juros pagos antecipadamente podem surgir quando a empresa faz um pagamento antes da data de vencimento. Enquanto isso, algumas empresas pagam impostos antes do vencimento, como um pagamento estimado de impostos com base no que pode ocorrer no futuro. Outras despesas pré-pagas menos comuns podem incluir aluguel de equipamentos ou serviços públicos.
Como exemplo, considere a Company Build Inc., que alugou um equipamento para um trabalho de construção. A empresa pagou US $ 1.000 em 1 de abril de 2019 para alugar um equipamento para um trabalho que será realizado em um mês. A empresa reconheceria a transação inicial da seguinte maneira:
Então, quando o equipamento é usado e a despesa real é incorrida, a empresa efetuaria a seguinte entrada para reduzir a conta do ativo pré-pago e fazer com que a despesa de aluguel apareça na demonstração do resultado:
Independentemente de se tratar de seguro, aluguel, serviços públicos ou qualquer outra despesa paga antecipadamente, ela deve ser registrada na conta de ativo pré-pago apropriada. Então, no final de cada período, ou quando a despesa é realmente incorrida, deve ser feito um lançamento de ajuste para reduzir a conta do ativo pré-pago e reconhecer (crédito) a despesa de receita apropriada, que aparecerá na demonstração do resultado.
Por que as despesas pré-pagas não são inicialmente na demonstração de resultados ">
As despesas pagas antecipadamente não são incluídas na demonstração do resultado de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP). Em particular, o princípio de correspondência GAAP, que requer contabilidade de competência. A contabilidade de competência exige que as receitas e despesas sejam relatadas no mesmo período em que incorrem, independentemente do dinheiro ou da troca de mãos. Ou seja, as despesas devem ser registradas quando incorridas. Assim, as despesas pagas antecipadamente não são reconhecidas no resultado quando pagas, porque ainda não foram incorridas.
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