Cartão de Crédito Corporativo
Cartões de crédito corporativos são cartões de crédito emitidos para funcionários de empresas estabelecidas que permitem cobrar suas despesas comerciais autorizadas - como estadias em hotéis e passagens aéreas - sem precisar usar seu próprio cartão ou dinheiro. Esses cartões, também conhecidos como cartões de crédito comerciais, podem facilitar o gerenciamento de despesas pelos funcionários (e empregadores), e muitos oferecem vantagens como milhas de passageiro frequente e acesso às salas de embarque dos aeroportos.
Como funciona um cartão de crédito corporativo
Os cartões de crédito corporativos são projetados para atender às necessidades de empresas estabelecidas - geralmente aquelas com pelo menos US $ 4 milhões em receita anual, mais de 15 usuários de cartão e cobranças projetadas de US $ 250.000 ou mais a cada ano. Enquanto a maioria das empresas, incluindo empresas proprietárias únicas e DBAs, pode obter um cartão de crédito para pequenas empresas, os cartões corporativos (como o nome indica) são reservados para empresas. Isso significa que a empresa deve ser estruturada e registrada como uma empresa S ou C para se qualificar.
Os principais emissores de cartões de crédito, como American Express, Capital One, Citibank, Chase e Wells Fargo, oferecem cartões de crédito corporativos. Os cartões são emitidos com base na saúde financeira da empresa - não nas finanças pessoais dos proprietários. Os emissores de cartões podem, por exemplo, exigir que a empresa tenha fortes finanças, além de boa liquidez e fluxo de caixa.
Os emissores de cartões de crédito corporativos geralmente desejam ver as demonstrações financeiras auditadas recentes de uma empresa, detalhes sobre a estrutura e organização da empresa, informações tributárias (incluindo um ID de imposto federal) e informações de contato de um executivo da empresa autorizado a fazer negócios em nome da empresa. empresa - como proprietário, presidente ou tesoureiro.
Principais Takeaways
- Os cartões de crédito corporativos facilitam o gerenciamento de despesas por empregadores e funcionários.
- Os cartões corporativos são emitidos para empresas maiores e estabelecidas e diferem dos cartões de visita disponíveis para empresas proprietárias e DBAs.
- É importante que os funcionários aprendam e sigam as políticas de cartão de crédito corporativo da empresa antes de fazer qualquer cobrança.
- Dependendo do cartão, um funcionário ou o empregador será responsável pelo pagamento da fatura do cartão de crédito.
Um empregador pode fornecer a certos funcionários um cartão corporativo para que eles possam pagar por despesas comerciais aprovadas, como hotéis, refeições, aluguel de carros e voos, e também acessar dinheiro em caixas eletrônicos - tudo sem usar recursos próprios ou adiantamento da empresa. O nome da empresa estará no cartão, juntamente com o nome do funcionário como titular do cartão. A assinatura do funcionário fica na parte de trás do cartão, como faria no cartão de crédito pessoal.
Tipos de cartões de crédito corporativos
Dependendo do tipo de cartão de crédito corporativo, o funcionário ou o empregador será responsável pelo pagamento da fatura do cartão de crédito. Com um cartão de responsabilidade individual, o funcionário é responsável por pagar diretamente ao emissor do cartão de crédito quaisquer encargos, além de preencher um relatório de despesas e obter um reembolso do empregador. O emissor do cartão de crédito verifica o crédito do funcionário antes de dar a ele um cartão, mas é um "puxão suave" que não afeta sua pontuação de crédito.
Se for um cartão de responsabilidade corporativa, o empregador paga a conta por quaisquer encargos aprovados (embora o funcionário possa estar no gancho para pagar diretamente ao emissor qualquer despesa pessoal ou não autorizada). Como a empresa é responsável pelo pagamento da fatura, o emissor do cartão de crédito normalmente não verifica o crédito do funcionário, mas essa pessoa provavelmente será responsável por preencher relatórios regulares de despesas para que a empresa possa reconciliar os extratos do cartão todos os meses.
Antes de um funcionário usar um cartão de crédito corporativo, ele deve descobrir quem é o responsável pelo pagamento da fatura todos os meses. Se eles forem responsáveis, devem configurar um sistema para garantir que os pagamentos sejam pontuais e que eles tenham os fundos disponíveis para cobrir o saldo.
Benefícios de um cartão de crédito corporativo
Uma vantagem importante de um cartão de crédito corporativo é que facilita o gerenciamento de despesas - tanto para funcionários quanto para empregadores. Da perspectiva dos negócios, um cartão corporativo permite que os empregadores estabeleçam limites sobre quanto os portadores de cartão podem gastar por transação, por categoria de gastos ou em geral. A empresa também pode controlar onde um cartão pode ser usado, limitando as compras a comerciantes, tipos de comerciantes e locais específicos.
Do ponto de vista dos funcionários, um cartão de responsabilidade corporativa pode significar alívio financeiro, pois elimina a necessidade de pagar antecipadamente as despesas relacionadas aos negócios e, em seguida, aguardar os reembolsos. Outro benefício é que alguns cartões de crédito corporativos oferecem relatórios de despesas eletrônicas que preenchem automaticamente os relatórios de despesas da empresa com informações de compra - um recurso que facilita (ou seja, menos aborrecimento) o envio de relatórios oportunos e precisos.
Outra grande vantagem é que, dependendo do empregador, os portadores de cartão podem manter as recompensas que ganham ao usar um cartão de crédito corporativo. Eles podem, por exemplo, ser capazes de ganhar e resgatar recompensas por um programa de passageiro frequente ou programa de hóspede frequente de um hotel. Obviamente, o empregador pode decidir manter as recompensas para compensar os custos corporativos anuais ou oferecer incentivos aos funcionários com melhor desempenho. Ainda assim, muitas empresas maiores permitem que os funcionários colham os benefícios dos programas de recompensas, pois isso pode melhorar o moral dos funcionários.
Além dos programas de recompensas, muitos cartões de crédito corporativos oferecem benefícios que os viajantes frequentes apreciarão, como acesso a salas de espera no aeroporto (uma grande vantagem se o viajante tiver uma longa passagem), serviços de assistência em viagens e emergência, substituição de cartão de emergência e desembolso de dinheiro, e isenções de danos por colisão de aluguel de carros Leia as letras pequenas no contrato de cartão de crédito para garantir que você entenda como esses benefícios funcionam. Para ativar a cobertura automática ao alugar um carro, por exemplo, você provavelmente precisará concluir toda a transação com o cartão de crédito coberto e recusar a renúncia a danos por colisão da empresa de aluguel. Em caso de dúvida, ligue para o número na parte de trás do cartão.
Políticas da empresa para cartões de crédito corporativos
Os funcionários devem conhecer as políticas de sua empresa com relação aos cartões corporativos desde o início, para evitar erros que possam levar a pesadelos contábeis - ou pior. Os titulares de cartões devem familiarizar-se com os requisitos gerais de gastos e relatórios da empresa e descobrir se possuem limites de gastos aplicáveis a determinadas categorias. Também é importante aprender sobre regras específicas de departamentos ou posições. Os executivos da empresa, por exemplo, provavelmente terão perfis de gastos diferentes dos, digamos, da gerência intermediária.
Uma vez que o portador do cartão aprenda as políticas de sua empresa, ele deve cumpri-lo. Se eles usarem o cartão para comprar algo que não é uma despesa comercial aprovada, isso pode fazer com que pareçam mal aos olhos do empregador - mesmo que seja um erro honesto. Além disso, muitas empresas grandes têm um gerente de cartões de viagem e entretenimento na equipe que pode auditar as despesas dos funcionários a qualquer momento. É importante que os titulares do cartão usem o bom senso para decidir se uma cobrança que eles estão prestes a fazer é 100% relacionada ao trabalho. Caso contrário, eles devem colocá-lo em seu cartão pessoal e classificá-lo mais tarde, se sentirem direito a um reembolso total ou parcial.
Para evitar pesadelos contábeis - ou pior - não misture despesas pessoais com gastos comerciais.
Antes de um cartão de crédito corporativo ser ativado, o empregador pode oferecer (ou exigir) sessões de treinamento presenciais ou on-line, criadas para ajudar os funcionários a aprender as políticas. Além disso, um empregador pode publicar e atualizar políticas em seu site da Intranet. É sempre uma boa idéia manter-se informado, seguir as regras e evitar fazer qualquer coisa que possa resultar em papelada extra ou ser interpretada como fraude. Os titulares de cartão que tiverem dúvidas sobre as políticas de seus empregadores devem entrar em contato com a pessoa (ou departamento) que gerencia o programa.
Considerações especiais para cartões de crédito corporativos
Além de entender e seguir as políticas da empresa em relação a limites de gastos, tipos de despesas permitidas e como os relatórios de despesas são tratados, é importante que os funcionários estejam cientes de que, se eles - e não o empregador - são responsáveis pelo pagamento da fatura do cartão de crédito, a pontuação de crédito pode cair se ficarem para trás nos pagamentos. A AmEx, por exemplo, relata as contas a uma agência de crédito se a conta estiver vencida em 180 dias. É uma boa ideia configurar um alerta por email como um lembrete de quando esses pagamentos são devidos.
Assim como qualquer cartão de crédito, os funcionários devem tratar seu cartão de crédito corporativo com cuidado e mantê-lo em um local seguro para evitar roubo ou perda. Se um cartão for perdido ou roubado, ele deverá ser relatado o mais rápido possível para que o cartão possa ser cancelado e substituído.