Documentos fiscais que você deve manter sempre

Depois de registrar sua declaração de imposto, você provavelmente não sentirá como manter todos os documentos - W-2, 1099 e mais - ou sequer pensar em impostos. Mas existem alguns documentos que você deseja manter indefinidamente. Adotar uma prática de manter os documentos necessários para o futuro será recompensado posteriormente em economia de impostos. Aqui está um resumo desses documentos e por que você deve mantê-los.

Cópias de Devoluções

O IRS tem um tempo limitado para auditar os retornos (geralmente três anos a partir da data de vencimento do retorno). No entanto, esse limite não se aplica se o IRS achar que você nunca registrou um retorno. Se o IRS lhe enviar uma carta indicando que você nunca registrou, é sua decisão provar o contrário. Para fazer isso, guarde uma cópia do seu retorno para sempre, juntamente com a prova de depósito. O tipo de prova depende de como você registrou sua devolução:

• Para devoluções em papel: Um recibo registrado ou certificado ou o recibo de uma transportadora particular (por exemplo, FedEx, UPS).
• Para devoluções eletrônicas: o e-mail confirmando sua devolução foi aceito para arquivamento. Se você usar o software para arquivar, o email será gerado pelo software (por exemplo, o TurboTax envia um email). Se você usar um preparador pago, peça um aviso ao preparador de que sua devolução foi aceita para arquivamento.

O mesmo vale para declarações de imposto de renda estaduais. Guarde para sempre uma cópia da declaração de imposto de renda estadual, juntamente com a prova de depósito.

Documentos para sua casa

Para muitas pessoas, uma residência pessoal é seu maior ativo individual e pode gerar uma nota fiscal considerável quando vendida. A lei tributária permite ganhos de até US $ 250.000 na venda de uma residência principal (US $ 500.000 para arquivadores), se determinadas condições forem atendidas. Se essas condições não forem atendidas - ou se o ganho exceder o limite do dólar -, será gerado um ganho tributável. Para minimizar o ganho, é útil maximizar a base da casa. A base, que começa com o que você pagou pela casa, pode ser aumentada por melhorias de capital, como uma adição, um novo telhado, eletrodomésticos, uma piscina enterrada e paisagismo.

Quanto mais tempo você possuir a casa, maior será a probabilidade de que (a) o preço que você ganha quando vende seja maior do que o que você pagou e (b) que você investiu mais dinheiro na casa para melhorias. Encontre uma lista de melhorias de capital para as quais você deve salvar recibos ou outros comprovantes de pagamento na Publicação IRS 523 (atualização de 2017 não publicada no momento da redação).

Além de melhorias na casa, guarde sua declaração de liquidação inicial e outros documentos relacionados à compra. Isso permite adicionar à sua base de custos o seguinte:

• taxas de resumo (resumo das taxas de título)
• encargos pela instalação de serviços públicos
• honorários legais (incluindo honorários para uma pesquisa de título, preparação do contrato de venda e preparação da escritura)
• taxas de gravação
• taxas de pesquisa
• título seguro
• impostos de transferência ou carimbo

Mantenha um registro dessas despesas pelo tempo que você possuir sua casa e, pelo menos, três anos depois de registrar sua devolução informando a venda. O período de três anos, na maioria dos casos, é o tempo em que o IRS pode questionar sua posição.

Custos de aquisição de propriedade

Como no caso de melhorias na casa, você deseja manter registros relacionados a outras propriedades - estoques, uma casa de férias, propriedades de aluguel ou obras de arte. Novamente, você precisa saber o que pagou pela propriedade, incluindo comissões e outros custos de aquisição, para poder calcular corretamente o ganho ao vender. Caso contrário, talvez você precise pagar mais impostos do que seria devido (depende de você provar sua base tributária se o IRS contestar seu retorno).

Como no caso de registros relacionados à sua casa, mantenha esses registros enquanto você for o proprietário da propriedade e, em seguida, pelo menos três anos depois de registrar sua devolução informando a venda da propriedade.

Nota: Agora, as corretoras e as empresas de fundos mútuos precisam fornecer informações básicas sobre certos valores mobiliários (por exemplo, ações adquiridas a partir deles desde 2011). No entanto, é aconselhável que você retenha essas informações, caso mude de firma ou fusão de firmas e seus registros sejam perdidos (isso acontece).

Propriedade herdada

Quando você herda uma propriedade, sua base tributária se torna o valor da propriedade na data da morte da pessoa que a deixou para você (denominada base intensificada). Grandes propriedades (avaliadas em mais de US $ 11.180.000 para os que morrem em 2018) informam o valor em uma declaração de imposto de propriedade federal (Formulário 706). As propriedades menores podem precisar informar o valor da propriedade nos formulários estaduais de imposto sobre a morte, mesmo que não seja devido retorno federal. Peça informações ao executor, administrador ou representante pessoal da propriedade. (A nova legislação tributária dobrou o valor básico da exclusão do imposto predial de aproximadamente US $ 5 milhões para US $ 10 milhões.)

Para propriedades que não precisam apresentar esses retornos, cabe aos herdeiros determinar o valor, que se torna a base da propriedade. Se você herdar títulos negociados em bolsa, obtenha o valor deles para a data da morte. Se você herdar imóveis, poderá fazer uma avaliação para a hora da morte, para poder demonstrar sua base mais tarde. Novamente, como em outras propriedades, guarde essas informações enquanto você for o proprietário, mais o período em que o IRS pode questionar o relatório de uma venda.

A linha inferior

A manutenção de registros pode parecer tediosa e complicada. Crie um sistema de manutenção de registros que funcione para você. Simplifique seus papéis criando um registro eletrônico (por exemplo, digitalize os documentos que você deseja manter e guarde-os em um arquivo no seu laptop, em uma unidade flash ou na nuvem).

De fato, manter cópias de seus principais registros na nuvem e / ou em algum outro local também é uma proteção importante. Laptops e pen drives podem travar ou se perder. E mesmo com registros eletrônicos, arquive os documentos em papel, apenas por precaução. Isso pode poupar muitos problemas se você - ou seus herdeiros - precisar deles no futuro.