Pagamentos diários
Por dia, em latim por "por dia", é o subsídio diário pago aos funcionários para cobrir os custos incorridos durante uma viagem de negócios. As despesas comerciais normalmente incluem acomodação, transporte, alimentação e outras despesas acessórias.
Per diem também pode se referir a um sistema de remuneração estrutural no qual um funcionário é remunerado por dia, em vez de hora ou mês.
Pagamentos diários explicados
Os pagamentos diários são úteis para algumas funções, como consultoria, que exigem viagens extensas. Esses funcionários podem acumular centenas de milhares de dólares em despesas comerciais anualmente. As empresas têm várias maneiras de cobrir as despesas comerciais de seus funcionários. Algumas empresas pagam as despesas comerciais imediatamente, concedendo a cada funcionário que viaja um cartão de crédito da empresa para ser usado na condução dos negócios. Outros exigem que o funcionário cubra os custos diretamente e, em seguida, envie solicitações para que essas despesas comerciais sejam reembolsadas posteriormente, se aprovadas. Outras empresas ainda pagam a seus funcionários uma quantia diária fixa para cobrir todo ou parte dos custos das viagens de negócios, uma política conhecida como diárias.
Uma empresa que implementa um método de diárias fixas para despesas comerciais geralmente paga ao empregado uma quantia fixa por dia. Por exemplo, um pagamento diário para um consultor de TI que trabalha durante a semana em outra cidade pode ser de US $ 200 por dia: US $ 100 para acomodação, US $ 50 para alimentação e US $ 50 para custos incidentais. Despesas acessórias são custos que não são especificamente identificados, mas são determinados a critério dos funcionários. Os custos incidentais podem incluir custos de transporte, serviço de lavanderia, internet, serviço de quarto, dicas para servidores etc. Se um funcionário usar seu carro pessoal em uma viagem de negócios, ele será reembolsado de acordo com a taxa de reembolso de milhagem do IRS, que é opcional taxa usada para calcular os custos dedutíveis da operação de um veículo para fins comerciais.
Cada empresa lida com pagamentos diários de maneira diferente. Os pagamentos diários podem ser para cobrir as despesas comerciais total ou parcialmente. As empresas podem usar uma taxa diária para hospedagem e refeições, ou uma taxa diária para cobrir apenas as refeições. Uma diária parcial, por exemplo, pode ser de US $ 100 para cobrir apenas as refeições - despesas de hospedagem e despesas acessórias serão pagas do próprio bolso. Algumas empresas efetuam pagamentos diários, efetuando cheques ao empregado como uma indicação de que ele é separado da receita do funcionário. Outras empresas emitem cartões de crédito para o funcionário para cobrir essas despesas.
Taxas federais
As empresas com uma política de pagamento diário para despesas comerciais usam como diretriz a taxa federal diária, que varia de acordo com o estado. O governo federal define essas tarifas padrão anualmente para viagens domésticas e internacionais, a partir de 1º de outubro de cada ano. Para acessar as taxas federais de diárias, visite o site da Administração de Serviços Gerais dos EUA (GSA) e digite a cidade ou o código postal de interesse na caixa fornecida. As taxas definidas pelo governo dos EUA são baseadas no custo de vida da cidade, no entanto, uma empresa pode definir suas taxas mais altas ou mais baixas que a taxa padrão.
Os pagamentos diários não fazem parte do salário do funcionário se o pagamento for igual ou inferior à taxa federal diária e o funcionário fornecer um relatório de despesas comerciais ao empregador. Os pagamentos geralmente são contabilizados como receita não tributável para os funcionários e serão exibidos separadamente da receita tributável no Formulário W-2. O relatório de despesas comerciais deve ser enviado ao empregador no prazo de 60 dias após a conclusão da viagem e deve detalhar o objetivo da viagem, data e local, e recibos de despesas cobertas pelo próprio bolso.
Pagamentos diários superiores à taxa padrão exigem que o funcionário pague impostos sobre o valor excedente. O pagamento em excesso está incluído na Caixa 12 do Formulário W-2. A não apresentação de um relatório de despesas comerciais ao empregador dentro de 60 dias resultará no pagamento de impostos sobre o desembolso total diário.
Os trabalhadores independentes só podem usar uma taxa diária para o custo das refeições. Como os funcionários, os trabalhadores independentes devem manter um registro dos relatórios de despesas, mostrando a data, o local e o objetivo da viagem de negócios.
Você pode guardar o dinheiro?
As empresas que usam diárias economizam para os funcionários tempo e trabalho de manter e registrar recibos. Se o pagamento tiver sido coberto por diárias e o custo estiver abaixo do valor da diária, o pagamento será aprovado sem a necessidade de documentação. Se o custo atribuído às refeições dos funcionários for de US $ 100 por dia, qualquer quantia gasta igual ou inferior a US $ 100 em alimentos por dia não precisará de recibos de negócios. No entanto, o funcionário gasta acima desse valor em alimentos; os recibos deverão ser arquivados no departamento de RH.
Além disso, os funcionários podem ficar com o dinheiro não gasto. Isso poderia servir de incentivo para gastos econômicos por parte dos funcionários que gostariam de economizar algum dinheiro.
O pagamento diário também se refere à estrutura de remuneração recebida por alguns trabalhadores. Os trabalhadores em uma estrutura diária recebem seus salários por dia ou pela quantidade de trabalho realizado. Esses tipos de trabalhadores geralmente têm contratos temporários ou de curto prazo, em oposição a empregos em período integral. Trabalhadores da saúde e professores substitutos são exemplos de trabalhadores com cronograma de pagamento diário.
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