Diário de desembolsos em dinheiro
Um diário de desembolso de caixa é um registro mantido pelos contadores internos de todas as despesas financeiras feitas por uma empresa antes de serem lançadas no Razão. Os diários de desembolso de caixa servem várias funções, como uma fonte para registrar baixas contábeis de impostos e a categorização de outras despesas. Este diário funciona essencialmente como um livro de cheques para todos os fins práticos.
Quebrando um diário de desembolso de dinheiro
Todas as compras feitas em dinheiro são registradas no diário de desembolsos. Os diários de desembolso de caixa podem registrar tipos diferentes de despesas atribuindo um código a cada tipo de despesa ou registrando as várias despesas em colunas diferentes. Esses diários são reconciliados (geralmente mensalmente) com as contas do Razão, que são usadas para criar demonstrativos financeiros para períodos contábeis regulares. Os diários são mantidos em pacotes de software contábil e conterão as seguintes informações básicas: data do desembolso, número do cheque, tipo de transação, valor, beneficiário e nota.
Dependendo do negócio em particular, podem ser necessárias colunas adicionais para fornecer detalhes importantes para as entradas de desembolso. Por exemplo, se uma empresa compra suprimentos a granel, ela pode receber um desconto. Uma coluna separada para o valor do desconto recebido seria útil. O gerente do diário deve ser muito detalhista e acompanhar todas as transações para manter um diário adequado. Também é uma boa prática instituir controles internos para que o dinheiro não seja desviado ou desviado. Esses controles internos podem assumir a forma de verificar grandes quantias desembolsadas ou rastrear padrões de pagamento para procurar atividades incomuns.
Além do uso para entradas do razão geral na preparação formal dos livros de uma empresa, o diário de desembolso de dinheiro pode fornecer informações para os proprietários em suas atividades de gerenciamento de caixa - quanto foi direcionado para o estoque naquele mês, quanto aos salários, quanto aos arrendamentos e aluguel, quanto custa para serviços externos etc. O diário se torna um bom recurso para orientar futuras decisões de desembolso de dinheiro.
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