Sistema de Informações Contábeis (AIS)
Um sistema de informações contábeis (AIS) envolve a coleta, armazenamento e processamento de dados financeiros e contábeis usados por usuários internos para relatar informações a investidores, credores e autoridades fiscais. Geralmente, é um método baseado em computador para rastrear a atividade contábil em conjunto com os recursos de tecnologia da informação. Um AIS combina práticas contábeis tradicionais, como o uso de princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), com recursos modernos de tecnologia da informação.
Como um sistema de informações contábeis (AIS) é usado
Um sistema de informações contábeis contém vários elementos importantes no ciclo contábil. Embora as informações contidas em um sistema variem entre setores e tamanhos de negócios, um AIS típico inclui dados relacionados a receitas, despesas, informações de clientes, informações de funcionários e informações fiscais. Os dados específicos incluem pedidos de vendas e relatórios de análise, requisições de compra, faturas, registros de cheques, estoque, folha de pagamento, razão, balancete e informações do demonstrativo financeiro.
Um sistema de informações contábeis deve ter uma estrutura de banco de dados para armazenar informações. Essa estrutura de banco de dados é normalmente programada com uma linguagem de consulta que permite a manipulação de tabela e dados. Um AIS possui vários campos para inserir dados e editar dados armazenados anteriormente. Além disso, os sistemas de informações contábeis geralmente são plataformas altamente seguras, com medidas preventivas tomadas contra vírus, hackers e outras fontes externas que tentam coletar informações. A segurança cibernética é cada vez mais importante, à medida que mais e mais empresas armazenam seus dados eletronicamente.
As várias saídas de um sistema de informações contábeis exemplificam a versatilidade de seus recursos de manipulação de dados. Um AIS produz relatórios que incluem relatórios de vencimento de contas a receber com base em informações do cliente, programações de depreciação para ativos fixos e balancetes para relatórios financeiros. Listas de clientes, cálculos de tributação e níveis de estoque também podem ser reproduzidos. No entanto, correspondências, memorandos ou apresentações não estão incluídos no AIS porque esses itens não estão diretamente relacionados aos relatórios financeiros ou à contabilidade de uma empresa.
Benefícios dos sistemas de informações contábeis
Interface Interdepartamental
Um sistema de informações contábeis se esforça para interagir entre vários departamentos. Dentro do sistema, o departamento de vendas pode fazer upload do orçamento de vendas. Essas informações são usadas pela equipe de gerenciamento de estoque para realizar contagens de estoque e comprar materiais. Na compra do estoque, o sistema pode notificar o departamento de contas a pagar da nova fatura. Um AIS também pode compartilhar informações sobre um novo pedido para que os departamentos de manufatura, expedição e atendimento ao cliente estejam cientes da venda.
Controles internos
Parte integrante dos sistemas de informações contábeis se refere a controles internos. Políticas e procedimentos podem ser colocados no sistema para garantir que informações sigilosas sobre clientes, fornecedores e negócios sejam mantidas em uma empresa. Por meio do uso de aprovações de acesso físico, requisitos de login, logs de acesso, autorizações e segregação de funções, os usuários podem limitar-se apenas às informações relevantes necessárias para desempenhar suas funções comerciais.
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