Plano Responsável
Um plano de prestação de contas é um plano que segue os regulamentos do Internal Revenue Service (IRS) para reembolsar trabalhadores por despesas comerciais em que o reembolso não é contabilizado como receita. Isso significa que os reembolsos não estão sujeitos a impostos retidos na fonte ou relatórios W-2. No entanto, essas despesas devem estar relacionadas aos negócios para se enquadrarem em um plano responsável.
Principais Takeaways
- Um plano responsável é um processo de reembolso de funcionários pelos custos relacionados ao trabalho.
- Os planos de prestação de contas não estão sujeitos a tributação, pois não são considerados uma forma de remuneração do trabalho.
- Os custos só podem ser considerados parte de um plano de prestação de contas se estiverem relacionados aos negócios, forem relatados com precisão e se forem devolvidos reembolsos em excesso.
- Se um custo reembolsado for considerado não contábil, ele estará sujeito à tributação pelo IRS. Os fundos em excesso geralmente devem ser devolvidos em 120 dias.
Como funciona um plano responsável
Um plano responsável é diferente de um plano não responsável. Se o plano de reembolso de uma empresa não seguir os requisitos do IRS para um plano de prestação de contas, o plano não é responsável e o reembolso de despesas é considerado parte da remuneração do funcionário e, portanto, está sujeito à retenção na fonte e deve ser relatado no formulário W de um funcionário. .
De acordo com as regras do IRS, de acordo com um plano de prestação de contas, as despesas são reembolsadas se relacionadas a negócios e adequadamente contabilizadas. Além disso, os valores pagos além dos custos reais devem ser devolvidos à empresa dentro de um prazo especificado. As despesas relacionadas aos negócios incorridas pelos funcionários podem incluir itens como viagens, refeições, hospedagem, entretenimento ou transporte. Os funcionários devem contabilizar adequadamente as despesas com registros e devolver qualquer reembolso em excesso dentro de um período de tempo razoável.
Os empregadores não são obrigados a enviar os detalhes de seu plano ao IRS, mas devem demonstrar que cumprem os requisitos de um plano responsável.
Os empregadores geralmente são capazes de utilizar requisitos de plano de contas mais rigorosos do que os divulgados pelo IRS.
Requisitos para um plano responsável
Os requisitos para um plano responsável são que eles estejam relacionados aos negócios, que as despesas dos funcionários sejam adequadamente contabilizadas ao empregador de maneira razoável e oportuna e que qualquer reembolso em excesso seja devolvido ao empregador dentro de um período de tempo razoável.
Para que as despesas sejam consideradas relacionadas aos negócios, elas devem (vagamente) atender aos seguintes requisitos: que os custos sejam incorridos no curso do emprego e que qualquer despesa que se misture entre uma despesa pessoal e uma despesa comercial seja adequadamente contabilizada como dividindo as despesas entre o empregador e o empregado. Um exemplo comum é o de um carro pessoal usado para viagens de negócios: nesse caso, pode-se esperar que um funcionário contabilize as milhas incorridas durante o curso de seu transporte pessoal e transporte relacionado ao trabalho, dividindo os custos adequadamente.
A contabilidade adequada normalmente está sujeita a confirmação de terceiros com o objetivo de provar que os fundos dos funcionários estavam relacionados aos negócios. Os recibos são uma forma comum de comprovação de terceiros que os funcionários usarão para provar a legitimidade de suas solicitações de financiamento. No entanto, existem exceções a essa regra, incluindo casos de custos de não acomodação que equivalem a menos de US $ 75, reembolso de refeições dentro dos padrões de IRS per diem e custos de transporte para os quais é difícil obter um comprovante de pagamento oficial, como táxis, metrôs e ônibus. Em geral, a expectativa de retorno de fundos de reembolso excedentes é que esses fundos sejam devolvidos ao empregador dentro de 120 dias após o desembolso.
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