Despesas acessórias - IE
As despesas incidentais, também conhecidas como incidentais, são gratificações e outras taxas ou custos menores incorridos, além do principal serviço, item ou evento pago durante as atividades comerciais.
Despesas acessórias acessórias aos custos de transporte, refeições e hospedagem são comuns quando um funcionário viaja a negócios. Um funcionário que pegar um táxi do aeroporto para um hotel pagará despesas com táxis e hotéis e, se for habitualmente local, pagará gorjetas acessórias ao taxista e à equipe do hotel. As despesas acessórias com itens ou serviços, como cortes de cabelo ou produtos de higiene pessoal, provavelmente serão categorizadas como pessoais, pois seriam necessárias e pagas em casa de qualquer maneira.
Procedimentos da Empresa para Incidentes
As despesas acessórias e as políticas e procedimentos que as regem são frequentemente estabelecidas no manual do funcionário da empresa. Nele, as despesas incidentais serão definidas, categorizadas como comerciais ou pessoais e limitadas à quantidade, qualidade ou valor em dólares. Ou, uma taxa diária pode ser estabelecida e quaisquer custos acima dela devem ser suportados pelo funcionário. Os procedimentos da empresa para reembolso podem exigir que despesas incidentais sejam pagas pelos funcionários diretamente ou por um cartão de crédito ou dinheiro da empresa.
Esses procedimentos devem facilitar o rastreamento de despesas acessórias para fins contábeis e fiscais. Os funcionários devem manter registros detalhados para cada compra. Os funcionários devem resumir esses registros em um relatório de despesas apoiado em recibos reais que comprovem o pagamento e enviá-los à empresa. Despesas acessórias pagas pelos fundos pessoais dos funcionários devem ser reembolsadas por meio de cheques independentes, para que fique claro que os pagamentos são reembolsos e não uma renda para os funcionários.
Refeições e Despesas Acidentais
As despesas acessórias são dedutíveis, sujeitas ao limite de 50% quando pagas sem reembolso em relação a viagens de negócios, propriedades de investimento ou geradoras de renda ou para fins educacionais, médicos ou de caridade qualificados.
Cinco métodos podem ser usados para calcular custos de refeições e despesas acessórias (M&IE):
- O método de custo real
- Método padrão de subsídio de refeição
- O subsídio de viagem diário sob o método de planos responsáveis
- Método alto-baixo
- O único método de despesas acessórias.
A disponibilidade de um método depende inteiramente de fatos e circunstâncias específicos. O primeiro método, custo real, fornece um reembolso direto para despesas de viagem justas e comprovadas. Os quatro métodos restantes fornecem taxas diárias inclusivas para cobrir os custos especificados.
A taxa padrão de subsídio de refeição cobre o custo de todas as refeições, serviço de quarto, lavanderia, lavagem a seco e prensagem de roupas, além de taxas e dicas para quem presta serviços, como servidores de alimentos e manipuladores de bagagem. O subsídio diário à taxa federal diária e o alto-baixo a uma taxa estabelecida pelo IRS cobrem todas as refeições, hospedagem e despesas acessórias. A taxa de despesas acessórias de apenas US $ 5 por dia cobre despesas acessórias e pode ser usada somente quando nenhuma despesa foi paga ou incorrida e o subsídio padrão de refeição não foi usado.
Para fins de dedução de refeições e despesas incidentais (M&IE), despesas incidentais são taxas e gorjetas fornecidas a carregadores, transportadores de bagagem, funcionários do hotel e funcionários de navios. As despesas acessórias não incluem despesas com lavanderia, limpeza e prensagem de roupas, taxas de hospedagem, custos de telegramas ou telefonemas, transporte entre locais de hospedagem ou negócios e locais onde as refeições são feitas, ou o custo de envio de documentos de viagem e pagar faturas de cartão de cobrança patrocinadas pelo empregador.
Tratamento Fiscal de Incidentes
O tratamento tributário das despesas acessórias pagas ou reembolsadas pelas empresas varia de acordo com o tipo e o contribuinte. Em geral, as despesas acessórias podem ser dedutíveis se forem acessórias às despesas comerciais comuns e necessárias às suas respectivas atividades comerciais, se forem habitualmente locais e esperados e se tiverem um valor razoável.
Presentes do negócio
Despesas acessórias acessórias aos custos de presentes são comuns quando uma empresa dá presentes a seus clientes. Uma empresa que oferece tais presentes incorrerá em despesas incidentais de papel de embrulho, fitas, laços e entrega, além do custo dos presentes subjacentes.
Dedutibilidade de presentes de negócios
Despesas acessórias com presentes de negócios, como embrulho, gravura, embalagem, correspondência, seguro ou outros custos relacionados que não agregam valor substancial ao presente, não são contabilizadas ao determinar o limite de dedução para presentes de negócios. Isso é bom, já que as deduções de brindes para empresas são limitadas a US $ 25 por destinatário durante cada ano fiscal. Qualquer despesa acima de US $ 25 de qualquer presente dado a um destinatário não pode ser deduzida.
Acidente ou roubo
Despesas acessórias acessórias ao custo de bens danificados ou roubados são comuns quando uma empresa sofre um acidente ou roubo de negócios. Se uma fábrica queimar, a empresa proprietária terá que pagar para consertar ou substituir a fábrica e também poderá incorrer em despesas acessórias, como tratamento médico por lesões corporais, custos de mudança e armazenamento ou aluguel por espaço temporário na fábrica.
Dedutibilidade de casualidade ou roubo
As despesas incidentais de uma vítima ou roubo, como tratamento médico para ferimentos pessoais, habitação temporária, combustível, mudança ou aluguel de alojamentos temporários, não são dedutíveis como perdas de vítimas.
Guarda Nacional e Reserva de Viagens
Os membros da Guarda Nacional e da Reserva podem reivindicar uma dedução acima da linha da receita bruta até a taxa federal diária de refeições, hospedagem e despesas acessórias de viagens acima de 160 quilômetros com pernoite para comparecer às reuniões da Guarda ou da Reserva.
Formulários de devolução de impostos para incidentes
Os funcionários deduzem as despesas de viagem relacionadas ao trabalho no Cronograma A dos Formulários 1040, 1040A ou 1040EZ como despesas de trabalho e deduções discriminadas diversas, sujeitas ao limite de 2% do AGI. Os membros da Guarda Nacional e da Reserva relatam as despesas de viagem de 160 quilômetros na Linha 24 do Formulário 1040 como uma dedução acima da linha da receita bruta.
Os trabalhadores por conta própria deduzem as despesas de viagem relacionadas ao trabalho como despesas comerciais no Anexo C do Formulário 1040, 1040A ou 1040EZ. As empresas, dependendo da classificação da entidade, deduzem as despesas de viagem como despesas comerciais no Formulário 1120 ou 1120S ou Formulário 1065.
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