Como preencher um formulário W-4

Você acabou de começar um novo trabalho e está se sentindo muito bem com isso. Em seguida, seu empregador fornece um formulário de imposto chamado Certificado de Subsídio de Retenção de Funcionário W-4. Formulários de impostos enchem você de pavor. Você não os entende e tem medo do que acontecerá se cometer um erro. Não se preocupe: este artigo irá explicar o que é um W-4 e orientá-lo a concluí-lo linha por linha.

Principais Takeaways

• Você preenche o W-4 para que seu empregador retenha a quantia correta de imposto de renda de seus contracheques.
• A maneira como você preenche o formulário W-4 do IRS, Certificado de Subsídio de Retenção de Empregado, determina quanto de imposto o seu empregador reterá do seu salário.
• O formulário W-4 tem sete seções a serem preenchidas, que incluem informações pessoais, alterações de nome e o número total de permissões.
• O IRS também desejará saber se você deseja reter um valor adicional do seu salário e se está legalmente isento de retenção na fonte.

O que o formulário W-4 faz

Você preenche o W-4 para que seu empregador retenha a quantia correta de imposto de renda de seus contracheques. Se você tiver um contador ou outro preparador de impostos, confirme suas decisões com eles antes de entregar o formulário.

Observe também que a Lei de Cortes e Empregos Tributários (TCAJ), assinada em dezembro de 2017, eliminou a isenção pessoal. Dependendo das deduções esperadas, esse é um motivo para revisitar o número de permissões que você solicitou no passado antes de preencher o mesmo número na Linha 5 - permissões.

Preenchendo o formulário W-4

O que é um formulário W-4?

A maneira como você preenche o formulário W-4 do IRS, Certificado de Subsídio de Retenção de Empregado, determina quanto de imposto o seu empregador reterá do seu salário. Seu empregador envia o dinheiro que retém do seu salário para o Internal Revenue Service (IRS), juntamente com o seu nome e o número do Seguro Social (SSN). Sua retenção é importante para pagar a fatura anual de imposto de renda que você calcula quando arquiva sua declaração de imposto de renda em abril. É por isso que o formulário W-4 solicita informações de identificação, como seu nome, endereço e número do Seguro Social.

O formulário W-4 possui sete seções a serem preenchidas. As primeiras linhas incluem o nome, endereço e número do Seguro Social do contribuinte. A planilha acima do formulário permite que os contribuintes calculem o número de provisões para a retenção na fonte. Aumentar o número de licenças reduz a quantidade de dinheiro retido no seu salário. As pessoas podem reivindicar uma isenção de reter qualquer dinheiro se não tiverem imposto no ano anterior e esperarem ter zero imposto no próximo ano.

Veja como funciona o preenchimento do formulário.

Etapa 1: suas informações

Forneça seu nome e endereço na seção 1. Fácil.

Etapa 2: seu SSN

Forneça seu número do Seguro Social na caixa 2. Seu empregador precisa dessas informações para que, quando enviar o dinheiro retido do seu salário para o IRS, o pagamento seja aplicado à sua fatura anual de imposto de renda.

Etapa 3: Seu estado civil

Na caixa 3, marque a opção que corresponde ao seu estado civil, solteiro ou casado. Mas espere, há outra caixa: "Casado, mas retenha com uma taxa única mais alta". Você deve escolher essa caixa? Possivelmente, se seu cônjuge também trabalha e você está preocupado em não ter imposto suficiente retido.

Antes de decidir, verifique a Planilha para dois ganhadores / vários empregos - é a quarta página que seu empregador deve ter fornecido com o formulário W-4 ou você pode baixá-lo no IRS. Há também uma nota abaixo das caixas instruindo você a escolher a caixa “Solteira” se for casado, mas legalmente separado, ou se seu cônjuge for um estrangeiro não residente.

Etapa 4: alterações de nome

A caixa 4 provavelmente não se aplica a você, a menos que você tenha se casado recentemente e alterado seu nome, mas ainda não recebeu um cartão de Seguro Social atualizado refletindo sua alteração de nome. Você deve ligar para 1-800-772-1213 para obter um cartão de Seguro Social substituto com o seu novo nome antes de poder fornecer um W-4 ao seu empregador. Não é grande coisa, mas faça-o rapidamente, pois seu empregador deve reter impostos na taxa mais alta possível até você enviar um W-4.

Etapa 5: total de permissões

A linha 5 solicita o número total de licenças que você está reivindicando. Para responder, você precisa responder a algumas perguntas.

Primeiro, veja a página três do pacote W-4 que você está preenchendo. Lá, você encontrará a planilha de permissões pessoais. Cada subsídio que você reivindica reduz o valor que o seu empregador reterá do seu salário, mas você não pode simplesmente escolher um número alto de subsídios porque lhe apetecer.

Quantas licenças a tomar

O preenchimento desta planilha indicará quantas permissões você pode inserir na linha 5. Vamos seguir cada etapa.

R. Reivindique um subsídio se ninguém mais o reivindicar como dependente, o que é o caso da maioria dos adultos. Mas se, digamos, você tiver 16 anos e preencher o Formulário W-4 para o seu trabalho depois da escola, ou estiver na faculdade e preencher o formulário para o seu estágio de verão, seus pais provavelmente o reivindicarão como dependente, e você não pode reivindicar uma permissão aqui.

B. Você pode reivindicar um subsídio se for casado em conjunto.

C. Ou, você pode reivindicar um se estiver arquivando como chefe de sua família. Você pode pensar, como eu uma vez, que se você é solteiro e independente, você é o chefe de sua família. O IRS imploraria para diferir. Considera que o chefe de família é alguém que é solteiro (pelo menos eu entendi direito) e paga mais de 50% do custo de manter uma casa para ele e para ela e seus dependentes ou outra pessoa qualificada indivíduos (novamente, a publicação 501 tem todos os detalhes). Isso é mais um subsídio de “desculpe, você ficou preso criando esse garoto sozinho”.

D. Você pode reivindicar um segundo subsídio se for solteiro ou casado, apresentando separadamente e tiver apenas um emprego; se você é casado em conjunto e tem apenas um emprego e seu cônjuge não funciona; ou se o salário do seu segundo emprego ou do cônjuge (ou ambos os segundos empregos) for de US $ 1.500 ou menos. Basicamente, se sua família tiver apenas uma fonte significativa de renda (o emprego para o qual você está preenchendo este W-4), solicite um subsídio nessa linha.

E. Nesta linha, você pode solicitar subsídios para cada um de seus filhos elegíveis, dependendo da sua renda e de quantos filhos você tem. Basicamente, todas essas perguntas sobre filhos e dependentes estão tentando contabilizar todos os créditos que você poderá reivindicar no Formulário 1040 que reduzirá seu imposto de renda no ano. Seu empregador reterá menos de seus contracheques se alguma dessas situações se aplicar a você. A nova legislação tributária dobrou o Crédito Tributário Infantil e eliminou um incentivo chamado Crédito Adicional Tributário Infantil até o final de 2025 (no entanto, alguns elementos foram trabalhados no crédito tributário infantil 2018). Também aumentou quanto os pais podem ganhar e ainda receber créditos por seus filhos. As famílias de baixa renda ganham mais, mas você pode se casar em conjunto e ganhar até US $ 400.000 e ainda reivindicar algo (o máximo para obter o crédito em 2017 era de US $ 119.000).

F. Aqui é onde você insere subsídios para outros dependentes que solicitará na sua declaração de imposto. Tecnicamente, a definição do IRS de um dependente é bastante complicada (consulte a publicação 501 do IRS para obter detalhes), mas a resposta curta é que é um filho ou parente qualificado que mora com você e a quem você apóia financeiramente. Também há limitações de renda aqui. Indivíduos com renda igual ou superior a US $ 175.550 ou que se casaram com um ganho conjunto de US $ 339.000 ou mais não precisam se inscrever.

G. Se você estiver recebendo outros créditos, como crédito de receita auferida ou crédito de imposto de adoção, poderá ter direito a subsídios adicionais. Veja as planilhas 1-6 na publicação 505 do IRS.

H. Finalmente, uma pergunta fácil. Adicione todos os números das linhas acima e digite o total aqui.

Abaixo da linha H, você aprenderá que talvez ainda não tenha terminado a planilha. Que chatice. Ele possui páginas adicionais se a sua situação tributária for mais complicada porque você tem mais de um emprego, seu cônjuge trabalha ou você especifica deduções na sua declaração de impostos em vez de fazer a dedução padrão. Percorrer essas planilhas adicionais está além do escopo deste artigo, mas a publicação 505 do IRS, "Retenção de imposto e imposto estimado", fornece informações adicionais. A Calculadora de Retenção de IRS pode economizar algum tempo.

Supondo que você não caia em uma dessas situações mais complicadas, no entanto, transfira o total da linha H da planilha para a linha 5 do Formulário W-4, de onde você parou. Guarde as planilhas para seus registros - não as entregue ao seu empregador.

Etapa 6: Subsídios adicionais

Lembre-se, estamos de volta ao formulário W-4 agora. O IRS quer saber se você deseja uma quantia adicional retida do seu salário. "Claro que não. Você já está recebendo o suficiente do meu dinheiro ”, você pensa. Porém, o número de licenças que você está reivindicando na linha H pode resultar em seu empregador reter muito pouco imposto ao longo do ano. Se eles reterem muito pouco, você receberá uma grande nota fiscal e, possivelmente, multas e juros em caso de subvenção em abril. Nesse caso, diga ao seu empregador que retenha dinheiro extra de cada salário para que isso não aconteça.

Se você não enviar o formulário W-4, o IRS exigirá que seu empregador retenha a taxa mais alta, como se você fosse solteiro e não reivindicasse subsídios.

Como você sabe se isso pode acontecer "> Formulário 1099, usado para juros, dividendos ou renda por conta própria - nenhum imposto de renda é retido nessas fontes de renda. Você também pode precisar usá-lo se ainda estiver trabalhando, mas receba benefícios de pensão de um emprego anterior, e se seu cônjuge for um funcionário, mas você for um contratado independente, poderá reter dinheiro extra do salário deles, para que seus pagamentos trimestrais estimados de impostos não sejam tão grandes. A decisão pode equilibrar o fluxo de caixa da sua família.

Etapa 7: Isento de retenção na fonte

Você está legalmente isento de retenção porque não tinha responsabilidade tributária no ano anterior e espera não ter responsabilidade tributária no ano atual? Nesse caso, escreva “isento” na caixa 7. Observe que as instruções não dizem para escrever “isento” se você recebeu um reembolso de imposto no ano passado. Isso não é o mesmo que não ter responsabilidade fiscal. Não ter responsabilidade tributária pode parecer incrível, mas provavelmente significa que você ganhou menos de US $ 15.000 durante o ano inteiro se for solteiro ou que você e seu cônjuge ganharam menos de US $ 30.000 se casarem juntos. Isso não é tão incrível, a menos que alguém (como mamãe ou papai) esteja feliz em apoiá-lo.

Etapa 8: Atestar a verdade

Lembra-se de como dissemos anteriormente que você não podia apenas reivindicar quantas permissões desejava? Aqui está o porquê. O formulário diz: “Sob pena de perjúrio, declaro que examinei este certificado e, dentro do meu conhecimento e crença, é verdadeiro, correto e completo.” Você deve assinar seu nome abaixo dessa declaração, onde está escrito “Assinatura do funcionário”. Em seguida, insira a data à direita.

Por fim, siga as instruções em cerca de dois terços da página que diz: “Separe aqui e entregue o formulário W-4 ao seu empregador. Guarde a parte superior dos seus registros. ”

Quando você precisa de um novo W-4

Em geral, seu empregador não enviará o formulário W-4 ao IRS. Depois de usá-lo para determinar sua retenção, a empresa irá arquivá-lo. Você pode alterar sua retenção a qualquer momento enviando um novo W-4 ao seu empregador.

As situações em que você pode precisar alterar o seu W-4 incluem: casar-se ou divorciar-se, adicionar um filho à sua família ou buscar um segundo emprego. Você também pode enviar um novo W-4 se descobrir que reteve muito ou pouco no ano anterior ao preparar sua declaração anual de imposto e espera que suas circunstâncias sejam semelhantes para o ano fiscal atual. Suas alterações no W-4 entrarão em vigor dentro dos próximos um a três períodos de pagamento.

Além disso, como observado anteriormente, discuta o novo W-4 com o preparador de impostos e veja se você deve alterar sua retenção devido a como a nova legislação tributária afeta sua situação pessoal.

Dica para poupar dinheiro

Se você começar um trabalho no meio do ano e não tiver sido empregado no início desse ano, aqui está uma redução de impostos que pode economizar seu dinheiro: Se você não for empregado por mais de 245 dias no ano, solicite por escrito que seu empregador use o método de meio ano para calcular sua retenção. A fórmula básica de retenção assume o emprego por um ano inteiro; portanto, sem usar o método do ano parcial, você ficará retido demais e terá que esperar até a hora do imposto para recuperar o dinheiro.

A linha inferior

É importante preencher este formulário corretamente, porque o IRS exige que as pessoas paguem impostos sobre sua renda gradualmente ao longo do ano. Se você tiver muito pouco imposto retido, poderá dever uma quantia surpreendentemente grande ao IRS em abril, além de juros e multas por pagar mal seus impostos durante o ano.

Ao mesmo tempo, se você tiver muitos impostos retidos, seu orçamento mensal será mais apertado do que o necessário. Além disso, você concederá ao governo um empréstimo sem juros quando estiver economizando ou investindo esse dinheiro extra e obtendo um retorno - e não receberá os impostos pagos em excesso até abril do próximo ano, quando apresentar sua declaração de imposto e obter um reembolso. Nesse ponto, o dinheiro pode parecer um ganho inesperado, e você pode usá-lo com menos sabedoria do que teria se tivesse entrado gradualmente a cada salário.