Preenchendo o formulário W-9

Se você trabalha como freelancer ou contratado independente, a maioria de seus clientes solicita que você preencha o formulário W-9 do IRS, Número de identificação e certificação do pedido de contribuinte. Este formulário ajuda as empresas a receber informações importantes de seus fornecedores, a fim de preparar retornos de informações para o IRS. As empresas precisam arquivar devoluções de informações usando o Formulário 1099-MISC sempre que pagarem a um freelancer ou contratado independente um total de US $ 600 ou mais durante o ano (consulte O objetivo dos formulários 1099 ).

Seus clientes usarão as informações do seu W-9 para colocar seu nome, nome comercial, endereço e número de identificação de contribuinte (TIN) no 1099-MISC que eles arquivam sobre você. Eles enviarão uma cópia do 1099-MISC para o IRS e outra cópia para você no final de janeiro, após o final do ano fiscal.

Outras circunstâncias para as quais você pode ser solicitado a preencher um W-9 incluem:

• certas transações imobiliárias
• juros hipotecários pagos
• aquisição ou abandono de bens garantidos
• cancelamento de dívida
• contribuições para um acordo de aposentadoria individual (IRA)

(Para saber mais sobre seus usos - e quando você deve questionar a necessidade de assinar um - leia O objetivo do formulário W-9 .)

Instruções passo a passo

O formulário W-9 é um dos formulários de IRS mais fáceis de preencher, mas se os formulários fiscais o deixarem nervoso, não se preocupe. Orientaremos você na maneira correta de concluí-lo.

Etapa 1: digite seu nome como mostrado na sua declaração de imposto. Fácil né?

Etapa 2: digite o nome da empresa ou o nome "entidade desconsiderada", se diferente do nome digitado para a etapa 1. Por exemplo, você pode ser um proprietário exclusivo, mas, para fins de marketing, não usa seu nome pessoal como seu nome da empresa; em vez disso, você está "fazendo negócios como" outro nome. Você digitaria esse nome aqui. Quanto à parte da entidade desconsiderada, se você não sabe o que é, provavelmente não é uma. O tipo de entidade desconsiderada mais comum é uma empresa de responsabilidade limitada com um único membro. As sociedades unipessoais e as corporações S nunca são classificadas como entidades desconsideradas.

Etapa 3: Que tipo de entidade comercial você é para a classificação de impostos federais: propriedade exclusiva, parceria, corporação C, corporação S, trust / estate, sociedade de responsabilidade limitada ou “outro”? Marque a caixa apropriada. Se você não tiver certeza, provavelmente é o único proprietário, porque teria que registrar muita papelada para se tornar uma das outras entidades.

Etapa 4: Isenções. Provavelmente, você deixará essas caixas em branco. Aqui estão algumas exceções:

1. Os beneficiários isentos de retenção na fonte, como empresas (na maioria dos casos), podem precisar inserir um código na caixa "Código de beneficiário isento". As instruções do formulário W-9 listam os beneficiários isentos e seus códigos e os tipos de pagamento para os quais esses códigos devem ser usados. As empresas que preenchem um W-9 para receber pagamentos de juros ou dividendos, por exemplo, digitariam o código "5".

2. Os beneficiários isentos de relatos de acordo com a Lei de Conformidade de Impostos sobre Contas Estrangeiras (FATCA) podem precisar digitar um código na caixa "Isenção do código de relatório de FATCA". Nenhuma dessas caixas será aplicada ao empreiteiro independente típico ou freelancer.

Etapa 5: forneça seu endereço, cidade, estado e CEP. E se o seu endereço residencial for diferente do seu endereço comercial? Qual endereço você deve fornecer no formulário W-9? Use o endereço que você usará em sua declaração de imposto. Por exemplo, se você é o único proprietário que aluga espaço para escritório, mas arquiva sua declaração de imposto de renda usando seu endereço residencial, insira seu endereço residencial no formulário W-9 para que o IRS não tenha problemas para combinar seus 1099s com o formulário 1040 .

Etapa 6: nesta etapa opcional, você pode fornecer o nome e o endereço do solicitante. Você pode preencher esta caixa para manter um registro de quem você forneceu seu número de identificação fiscal.

Etapa 7: O IRS chama esta seção de Parte I, que deve fazer você se perguntar o que foram todas essas etapas que você acabou de concluir. Aqui, você deve fornecer o número de identificação fiscal da sua empresa, que será seu número individual de Seguro Social (SSN) se você for o único proprietário ou o número de identificação do seu empregador (EIN) se você for outro tipo de empresa. Agora, algumas empresas proprietárias também possuem EINs, mas o IRS prefere que proprietários únicos usem seus SSNs no formulário W-9. Novamente, isso facilitará a correspondência de qualquer 1099s que você receber com sua declaração de imposto, que você arquivará no seu SSN.

E se o seu negócio for novo e não tiver um EIN? Você ainda pode preencher o formulário W-9. O IRS diz que você deve solicitar seu número e escrever "solicitado" no espaço para o NIF. Você deseja obter esse número o mais rápido possível porque, até conseguir, estará sujeito a retenção na fonte. Você pode solicitar um EIN no site do IRS. Consulte as instruções abaixo para a Etapa 8, Parte II, para obter mais informações sobre a retenção de backup.

Etapa 8: Na Parte II, você deve atestar a veracidade de todas as suas informações antes de assinar o formulário W-9. Deitar intencionalmente um formulário de imposto pode significar que você terá que pagar uma multa ou ir para a cadeia; o IRS não mexe. Antes de assinar o formulário W-9, aqui estão as declarações que você deve certificar como verdadeiras, sob pena de falso testemunho:

1. O número mostrado neste formulário é meu número de identificação de contribuinte correto (ou estou aguardando a emissão de um número para mim).

Se você estava pensando em usar um número de identificação fiscal "emprestado", roubado ou inventado, pense duas vezes antes de prestar juramento.

2. Não estou sujeito a retenção na fonte porque: (a) estou isento da retenção na fonte ou (b) não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) de que estou sujeito à retenção na fonte como resultado de uma falha em relatar todos os juros ou dividendos ou (c) a Receita Federal me notificou que não estou mais sujeito a retenção na fonte.

A maioria dos contribuintes está isenta de retenção na fonte. Se você não tem idéia do que o IRS está falando aqui, provavelmente está isento. Se você não estiver isento, o IRS o notificará, e a empresa que paga você deve saber porque é necessário reter o imposto de renda do seu pagamento a uma taxa fixa de 28% e enviá-lo ao IRS. Aliás, agora você conhece outro bom motivo para não trapacear sua declaração de imposto de renda: você pode ter que contar a um futuro cliente sobre isso e fazer com que a empresa pense duas vezes sobre você. O item (c) basicamente diz que, se você já esteve sujeito a retenção na fonte, mas não está mais, ninguém precisa saber.

3. Sou cidadão dos EUA ou outra pessoa dos EUA.

Se você é um estrangeiro residente, está livre. O IRS também considera o seguinte como uma “pessoa dos EUA”: uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou sob as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; e uma confiança doméstica. Se sua empresa é uma parceria que possui um parceiro estrangeiro, aplicam-se regras especiais; leia sobre eles nas instruções para formar o W-9. Se você não é um cidadão dos EUA, pode ser necessário preencher o formulário W-8 ou 8233.

4. Os códigos FATCA inseridos neste formulário (se houver) indicando que estou isento de relatórios FATCA estão corretos.

Você provavelmente não precisará se preocupar com este, que tem a ver com a Lei de conformidade tributária de conta estrangeira.

Mais alguns pontos antes de assinar

O formulário W-9 diz para você riscar o item 2 acima se você tiver sido notificado pelo IRS de que está atualmente sujeito a retenção na fonte porque não reportou todos os juros e dividendos em sua declaração de imposto.

Você pode riscar o item 2 se estiver preenchendo o formulário W-9 em conexão com uma transação imobiliária. O item 2 não se aplica nesse caso, portanto, não importa se você está sujeito a retenção na fonte.

Agora, se você ler atentamente as instruções nas instruções W-9, parece indicar que a maioria das pessoas não precisa assinar este formulário. Geralmente, você só precisa assiná-lo se o IRS tiver notificado você que você forneceu anteriormente um NIF incorreto. Aspectos técnicos à parte, no entanto, a pessoa que solicitou o preenchimento do formulário W-9 provavelmente o considerará incompleto ou inválido se você não o tiver assinado e boa sorte tentando convencê-los do contrário.

Retornando o formulário

Devolva o formulário preenchido W-9 à empresa que solicitou o preenchimento. Idealmente, você o entregará pessoalmente para limitar sua exposição ao roubo de identidade, mas esse método geralmente não é prático. O correio é considerado relativamente seguro. Se precisar enviar o formulário por e-mail, você deve criptografar o documento e sua mensagem de e-mail e verificar três vezes se você tem o endereço de e-mail correto do destinatário antes de enviar sua mensagem. Serviços gratuitos estão disponíveis online para ajudá-lo a fazer isso, mas verifique sua reputação antes de confiar seus documentos a eles.

A linha inferior

O fornecimento de informações precisas no seu formulário W-9 ajudará a garantir que os pagamentos que você recebe - ou outras transações que exijam esse formulário - sejam adequadamente reportados ao IRS. Se você não tiver certeza de alguns itens, como a classificação adequada da sua empresa, verifique com seu contador ou outro consultor financeiro.