Sistema de Reunião Eletrônica (EMS)

O que é um sistema de reunião eletrônica?

Um sistema de reunião eletrônica (EMS) é um software destinado a provocar a solução de problemas e a tomada de decisões dentro de um grupo. Os recursos padrão dos sistemas de reunião eletrônica incluem brainstorming eletrônico (geralmente em formato anônimo), processamento paralelo, ferramentas de discussão e votação. Os recursos exclusivos de um SGA superam as limitações das reuniões tradicionais presenciais, como falta de participação, críticas e domínio dos procedimentos por apenas alguns membros.

Uma reunião eletrônica é qualquer reunião que ocorre online. Os sistemas de reunião eletrônica (EMS) podem fornecer a plataforma de software para facilitar as reuniões eletrônicas, permitindo uma maior participação dos trabalhadores que estão distantes geograficamente ou reticentes em participar de uma reunião tradicional da empresa.

Noções básicas sobre sistemas de reunião eletrônica

Os sistemas de reunião eletrônica (EMS) são distintos dos sistemas de reunião na web ou em videoconferência, embora ambos tenham alguns recursos em comum e se complementem no ambiente de trabalho moderno. Um EMS oferece muitas vantagens para organizações e usuários, como redução de custos de viagens, maior participação, devido ao anonimato que o sistema oferece, menos interrupções em comparação com reuniões em escritórios ocupados e melhor disponibilidade dos participantes.

Essas vantagens mais do que compensam a principal desvantagem de tais sistemas, que é a falta de contato pessoal e interação humana. Existem vantagens claras em poder ler a linguagem corporal e fazer contato visual quando se comunica com outras pessoas. Um EMS normalmente bloqueia ou pelo menos limita esse tipo de interação. Uma outra desvantagem de um EMS é o risco de interrupções tecnológicas ou eletrônicas, caso a conectividade digital se torne instável ou até ceda.

Principais Takeaways

• Um sistema de reunião eletrônica (EMS) é uma plataforma de software que fornece um espaço de reunião digital para colaboração em grupo, solução de problemas e fornecimento de feedback anônimo, entre outros recursos.
• Os sistemas de reunião eletrônica ajudam as empresas a reduzir os custos de viagem e a facilitar a participação, pois tudo é anônimo e acessível a partir de onde o trabalhador estiver localizado.
• Um SGA nunca pode substituir o contato pessoal que uma reunião mais tradicional pode facilitar; um EMS também é vulnerável se uma instalação estiver com problemas de conectividade, o que dificultaria a comunicação on-line.

Exemplo de sistemas de reunião eletrônica

Um EMS pode ser projetado para fins limitados ou específicos, como apresentações de treinamento e vendas. Um exemplo de uso potencial para um EMS seria quando uma empresa planeja lançar um novo produto e deseja testar o apelo em potencial entre os funcionários que têm o histórico e o conhecimento para serem objetivos sobre a oferta proposta. Usando um sistema eletrônico de reuniões, os participantes podem compartilhar opiniões e críticas, livres de possíveis conflitos e pensamentos de grupo que, de outra forma, poderiam afetar as respostas.

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