Compra a pagar
O Purchase-to-pay é um sistema integrado que automatiza totalmente o processo de compra de bens e serviços para uma empresa. O sistema ganhou seu nome porque lida com todos os aspectos da aquisição, desde a compra de mercadorias até o pagamento do fornecedor. Os principais benefícios da compra a pagar são eficiência, economia de custos e maior visibilidade financeira e de compras.
Compreendendo a compra a pagar
O sistema de compra-a-pagamento começa com a requisição, prossegue com a aquisição e termina com o pagamento. Requisição é o processo de solicitação formal de um serviço, item ou produto com um formulário de solicitação de compra. A aquisição acontece quando os bens ou serviços são recebidos. O sistema termina quando o pagamento é efetuado.
Principais Takeaways
- Compra-a-pagamento é um sistema completo de compras para empresas, da compra de mercadorias ao pagamento do fornecedor.
- A compra a pagar também é chamada de P2P, compra a pagar, eProcurement ou req-to-check.
- O processo de compra-a-pagamento é automatizado, economiza custos e reduz riscos.
- A compra a pagar não foi projetada para acelerar o pagamento do fornecedor, porque isso não é do interesse das empresas que desejam reter seu dinheiro pelo maior tempo possível.
- Os sistemas de compra a pagamento são projetados para melhorar a eficiência e os controles financeiros.
A compra a pagar busca otimizar o processo de compra, beneficiando a organização por meio de melhores controles financeiros e eficiência. Esse sistema integrado e simplificado economiza custos e reduz riscos. Um sistema típico de compra-a-pagamento inclui cinco etapas e requisitos para conclusão:
- Catálogos : catálogos de fornecedores preferenciais são o primeiro requisito em um sistema de compra-a-pagamento.
- Requisições de compra : depois que um produto é selecionado em um catálogo, o comprador envia uma requisição de compra ao gerente apropriado.
- Fluxo de trabalho do pedido de compra : Um pedido de compra é gerado assim que a requisição de compra é aprovada pelo gerente.
- Faturamento : este é um componente crítico de um sistema de compra a pagar, pois o processamento manual de faturas é um processo extremamente trabalhoso e demorado. O processamento automatizado de faturas economiza tempo e dinheiro e inclui um recurso de reconciliação que corresponde aos pedidos e às faturas.
- Pagamento : Depois que uma fatura é aprovada para pagamento, um arquivo é gerado no sistema de contas a pagar da empresa. A fatura aprovada resulta em pagamento ao fornecedor até o final do período pelo qual o fornecedor concedeu crédito.
Os sistemas de compra a pagamento não se destinam a acelerar o processo de pagamento. Embora esse seja um objetivo louvável, a realidade é que não seria uma prioridade para a maioria das empresas, porque pagar contas mais rapidamente afetaria o momento de seus próprios fluxos de caixa. Em vez disso, o objetivo de um sistema de compra-a-pagamento é melhorar a eficiência e os controles financeiros, já que os departamentos de finanças têm dados de compra oportunos na ponta dos dedos.
Fato rápido
Os sistemas de compra-a-pagamento são processos automatizados que reduzem os custos de mão-de-obra e aumentam a precisão.
As práticas recomendadas para sistemas de compra-a-pagamento incluem tecnologia sólida que usa um único ponto de contato, como um portal de fornecedores, complexidade reduzida em catálogos e canais de compra e suporte da alta gerência. Ele pode fornecer dados importantes sobre quanto está sendo gasto, quais produtos ou serviços estão sendo recebidos e os prazos de entrega.
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