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O que é Petty Cash?

Um fundo de caixa pequeno é uma pequena quantia de dinheiro disponível para pagar pequenas despesas, como material de escritório ou reembolso. Um fundo de caixa pequeno será submetido a reconciliações periódicas, com transações também registradas nas demonstrações financeiras. Pode haver um fundo de caixa pequeno, que pode ser uma gaveta ou caixa, em cada departamento para empresas maiores.

Principais Takeaways

• Dinheiro insignificante ou fundo de dinheiro insignificante é uma pequena quantia em dinheiro usada para pagar despesas muito pequenas para merecer um cheque.
• Pode haver uma gaveta ou caixa insignificante em cada departamento para empresas maiores.
• Um fundo de caixa pequeno pode ser usado para material de escritório, cartões para clientes, flores, pagar um almoço para os funcionários ou reembolsar os funcionários pelas despesas.

Noções básicas sobre o caixa pequeno

As transações com pequenos recursos oferecem conveniência para pequenas transações para as quais a emissão de um cheque é irracional ou inaceitável. A pequena quantia de dinheiro que uma empresa considera insignificante variará, com muitas empresas mantendo entre US $ 50 e US $ 200 como um fundo insignificante. Exemplos de transações para as quais um fundo de caixa pequeno é usado incluem:

• Material de escritório
• Cartões para clientes
• Flores
• Pagando um almoço servido por um pequeno grupo de funcionários
• Reembolsando um funcionário por pequenas despesas relacionadas ao trabalho

Os custodiantes do fundo de caixa pequeno são nomeados para supervisionar o fundo. Os direitos de custódia geralmente incluem a aplicação de regras e regulamentos de caixa pequeno, solicitação de reabastecimentos e distribuição de fundos.

Considerações Especiais

O fundo de caixa pequeno é reconciliado periodicamente para verificar se o saldo do fundo está correto. Normalmente, como o saldo do caixa menor cai para um nível predefinido, o custodiante solicita dinheiro adicional ao caixa. No momento, o total de todos os recebimentos é calculado para garantir que ele corresponda aos fundos desembolsados ​​da gaveta do caixa menor. Se novos fundos forem necessários, o caixa registra um novo cheque para financiar a gaveta do caixa pequeno e recebe, em troca, os recebimentos das compras que esgotaram o dinheiro.

O processo de reconciliação garante que o saldo remanescente do fundo seja igual à diferença entre o saldo original menos os encargos detalhados nos recebimentos e faturas. Se o saldo restante for menor do que deveria, há uma escassez. Se o saldo restante for mais do que deveria, há um excedente. Embora possa haver pequenas variações, quando desequilibrada, a fonte da discrepância deve ser identificada e corrigida.

O Internal Revenue Service (IRS) recomenda o preenchimento de boletos de pequeno valor e anexá-los aos recibos para registrar e documentar as despesas de pequeno valor.

Requisitos para Petty Cash

O uso de um fundo de caixa pequeno contorna certos controles internos. A disponibilidade de dinheiro de caixa não significa que ele possa ser acessado para qualquer finalidade e por qualquer pessoa. Muitas empresas empregam controles internos rígidos para gerenciar o fundo. Freqüentemente, indivíduos limitados estão autorizados a aprovar desembolsos e podem fazê-lo apenas para despesas relacionadas a atividades ou operações legítimas da empresa.

Um caixa pequeno pode ser designado para emitir o cheque para financiar a gaveta e fazer os lançamentos contábeis apropriados. O custodiante de caixa pequeno é responsável por distribuir o dinheiro e coletar recibos de todas as compras ou qualquer uso dos fundos. À medida que o total de caixa diminui, os recebimentos devem aumentar e vincular-se ao valor total retirado.

Por ter um caixa insignificante e um custodiante insignificante, o processo duplo ajuda a manter os fundos seguros e a garantir que apenas os autorizados tenham acesso a ele.

Gravando Petty Cash

Quando um fundo de caixa pequeno está em uso, as transações de caixa pequeno ainda são registradas nas demonstrações financeiras. Nenhum lançamento contábil no diário é feito quando as compras são feitas com caixa menor, é somente quando o custodiante precisa de mais dinheiro - e em troca dos recebimentos, recebe novos fundos - que os registros contábeis são registrados. O lançamento contábil manual para dar mais dinheiro ao custodiante é um débito no fundo de caixa pequeno e um crédito em dinheiro.

Se houver falta ou excesso, uma entrada de linha do diário será registrada em uma conta acima / abaixo. Se o fundo de caixa pequeno acaba, um crédito é inserido para representar um ganho. Se o fundo de caixa pequeno for curto, um débito é inserido para representar uma perda. A conta excedente ou curta é usada para forçar o equilíbrio do fundo na reconciliação.

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